Steigerung der administrativen Effizienz für eine soziale Einrichtung

Praxisbericht

Was ist gute Informatik für einen guten Zweck?

Die Aufgabe

Die Rodtegg ist eine soziale Einrichtung für körper- und mehrfachbehinderte Kinder, Jugendliche und Erwachsene. Sie bietet umfassende Beratung, pädagogische und medizinisch-therapeutische Betreuung, Schulung, Ausbildung und Arbeit sowie Wohnmöglichkeiten an.

Einfachere Prozesse

Die Rodtegg suchte nach einer neuen Informatikgesamtlösung, welche die internen Abläufe optimiert, den Anspruchsgruppen alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellt und Redundanzen vermeidet. Gewünscht wurde ausserdem eine sehr hohe Automatisierung, mit der sich die aufwendigen und vielfältigen Arbeiten in der Administration vereinfachen lassen.

Detailliertes Pflichtenheft

Die Rodtegg musste die komplexen Abläufe der Bereiche Finanz- und Rechnungswesen, Lohnadministration und Betreutenadministration automatisieren und die Schnittstellen zu den Abteilungen Betreuung, Wohnen, Schule, Ausbildung und Arbeiten optimieren. Ein zusätzlicher Wunsch war, sämtliche Dokumente und Dokumentationen zu digitalisieren.

Kniffliger «Kantönligeist»

Seit dem neuen Finanzausgleich ist die Finanzierung sozialer Einrichtungen in praktisch jedem Kanton anders geregelt. Jeder Kanton hat andere Tarifstrukturen und eigene Abrechnungsmodalitäten pro Angebot – auch für die Rodtegg eine enorme Herausforderung. Sie muss für die 150 betreuten Menschen mit zehn Kantonen und auf zehn verschiedene Arten abrechnen.

Kunde: Rodtegg

Standort: Luzern

Mitarbeiter: 200

Schüler: 140

Webseite: www.rodtegg.ch

Die Lösung

Die vielfältigen Ansprüche der Rodtegg konnten nur mit einer neuen ERP-Gesamtlösung erfüllt werden. Ein wesentliches Kriterium der angestrebten Lösung war, dass sie sich den ständig wechselnden Anforderungen des Marktes schnell anpassen kann.

Zukunftsorientiertes Konzept

Mit dem Lösungskonzept ITworks:CARE entwickelte PwC eine Standardlösung, welche die Anforderungen der Rodtegg vollumfänglich abdeckt. Das PwC-Team arbeitete eng mit den verantwortlichen Personen der Rodtegg zusammen und pflegte einen offenen Austausch. Erfahrungen aus ähnlichen Projekten kamen der Arbeit zugute und trugen zum erfolgreichen Abschluss des Projekts bei.

Zusätzliche Unterstützung

Im Laufe der Projektarbeiten zeigte sich, dass die Rodtegg auch Bedarf nach weiteren Dienstleistungen hatte. Das PwC-Team konnte den neuen Leiter des Finanz- und Rechnungswesens auch beim Semesterabschluss, beim Aufbau eines neuen Quartalsreportings an den Stiftungsrat und bei der Bereinigung von Bilanzpositionen unterstützen. Zudem halfen die PwC-Experten bei Finanzierungsfragen mit dem Kanton Luzern, bei der Risikobeurteilung und beim Aufbau eines internen Kontrollsystems.

Hilfreiche Extras

Um die Abläufe weiter zu optimieren, legte das PwC-Team weitere Schnittstellen an wie etwa jene von ABACUS zur Essensbestellung oder zur Verrechnung der Transportkosten. Mit der Integration von QlikView wurde zudem eine Managementübersicht erstellt.

Der Mehrwert

Mit dem Lösungskonzept ITworks:CARE werden sämtliche Prozesse und Ansprüche der Rodtegg automatisiert abgedeckt. Dank des breiten Leistungsangebots konnte PwC die Rodtegg auch in andern Bereichen wertvolle Unterstützung anbieten.

Spezifisches Know-how

PwC hat sich auf die Betreuung sozialer Institutionen und Non-Profit-Organisationen spezialisiert und kennt deren Bedürfnisse und Herausforderungen aus zahlreichen Projekten. Das PwC-Team konnte die Rodtegg deshalb mit Best Practices von anderen Einrichtungen und über technische Fragen hinaus beraten. Dank des Fachwissens des PwC-Teams und einer fachübergreifenden Unterstützung profitiert die Rodtegg auch in anderen Bereichen von optimierten und vereinfachten internen Abläufen.

 

“Mit PwC haben wir einen erfahrenen Partner gefunden, der die Bedürfnisse sozialer Institutionen kennt und neben IT-Dienstleistungen auch durch eine umfassende Beratung überzeugt.”

Luitgardis Sonderegger, Direktorin der Rodtegg

 

Erbrachte Dienstleistungen

 

Kontakt

Stefan Imhof

Treuhand/Corporate Support Services, Luzern

+41 58 792 62 21

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