Digitales HR

So digital geht HR heute

Als Leiterin oder Leiter einer modernen HR-Abteilung sind Sie mehrfach gefordert: Sie müssen den wachsenden Ansprüchen der HR-Digitalisierung, neuen gesetzlichen Anforderungen und den Bedürfnissen digital affiner Mitarbeiter gerecht werden.

Dabei unterstützen wir Sie mit der jüngsten Generation der Abacus Business Software, mit einem bestbewährten PwC-Standard als Ausgangslage kombiniert mit unserem erstklassigen und topaktuellen Fachwissen und mit flexiblen Lösungen für ein Human Resource Management, das exakt zu Ihrem Unternehmen passt. So haben Sie immer die Nase ganz vorne.

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Viele gute Gründe sprechen für Ihr digitales HR

Rundum flexibel

Mit PwC bleiben Sie agil und rundum sicher. Denn wir passen Ihr digitales HR an Ihr Unternehmen an und stellen Musterdokumente bereit, die sich in der Praxis bewährt haben. Dazu gehören Vorlagen wie zum Beispiel Personal-, Spesen- und Arbeitszeitreglemente oder Aus- und Weiterbildungsvereinbarungen. Und natürlich beantworten wir Ihre Fragen unkompliziert und in der renommierten Qualität von PwC.

Total digital

In Ihrer HR-Abteilung gehört Papier der Vergangenheit an. Denn mit der Business Solution von Abacus steuern Sie den gesamten Personalprozess digital. Zum Beispiel laden Sie im Spesenmanagement digitale Beilagen hoch oder verschicken elektronische Nachrichten.

Maximal effizient

Automatisierung gehört zur modernen Effizienz. Darum automatisieren Sie mit Ihrem HR-Prozess Ihr Bewerbermanagement fast ausnahmslos. Zudem erledigen Sie hier weitere HR-Aufgaben direkt und unkompliziert, etwa Anträge bearbeiten, Mutationen vornehmen, Spesen- oder Arbeitszeiten online erfassen. Und schliesslich behalten Sie mit Ihrem HR-Portal auch den Überblick über Ihre Lohnabrechnungen.

So unterstützen wir Sie

«So flexibel wie notwendig – so standardisiert wie möglich». Unsere Lösungen bauen auf Standards auf, die sich in jahrelangem Betrieb bewährt haben. Dies kombinieren wir mit Fachwissen und modernen Betriebsmodellen wie Outsourcing, als PwC-Cloud-Lösung oder in einer klassischen Zusammenarbeit vor Ort. Sprechen Sie mit uns, damit wir gemeinsam die für Sie richtige Variante finden.

Exakt auf Sie zugeschnitten

Dokumentenverwaltung, Bewerbermanagement, Zeiterfassung, Absenzenmanagement, Spesenerfassung, Online-Buchhaltung, Personalmanagement-Software, Lohnbuchhaltung, Personaladministration: Welches Projekt auch immer ansteht, als Erstes legen wir gemeinsam mit Ihnen die Ziele fest – Zeit, Budget und Zuständigkeiten inklusive. Ab da prüfen wir, wer was braucht und was wie funktionieren soll. Wir definieren, ob Daten übernommen werden und welche Formulare, Prozesse und Kontrollen Sie fürs Dokumentenmanagement benötigen. 

Auf Wunsch erstellen wir einen Prototypen, der der finalen Lösung möglichst nahe kommt. So können Sie in Ruhe die zentralen Funktionen austesten und die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern einholen.

Nach Ihrer Freigabe setzen wir alle vereinbarten Prozesse lückenlos um. Dazu testen Sie mit uns alle vereinbarten Funktionen auf Herz und Nieren. Zudem schulen wir Ihre Nutzer und stellen die Schulungsunterlagen zusammen. Da digitale Lösungen Daten erfordern, überwachen wir die Datenmigration von Ihrem bisherigen ins neue System. Natürlich helfen wir Ihnen in der Startphase bei der Anwendung und beantworten Ihre Fragen, sei es online, telefonisch oder vor Ort.

Auf Wunsch können Sie uns einen Teil Ihrer Aufgaben übertragen. Dazu haben wir attraktive Outsourcing-Pakete für Sie geschnürt.

Talente gezielt finden

Mit dem Bewerbungsmanagement von Abacus bringen Sie Ordnung und Effizienz in Ihre Rekrutierung, vom Jobinserat bis zum Arbeitsvertrag. Zum Beispiel beantworten Sie eine Bewerbung zeitnah, da Sie Vorlagen und automatische Abläufe nutzen. Sie dokumentieren den gesamten Austausch mit Kandidatinnen und Kandidaten ebenso wie Ihre interne Kommunikation. Die Bewertung mit Sternen beschleunigt Ihre Rekrutierung zusätzlich. Und dabei behalten wir Fragestellungen wie Datenschutz immer mit im Auge.

personalverwaltung
Personal gekonnt verwalten

Die Digitalisierung Ihres HR muss nicht aufwendig sein. Denn eine Software, die Sie flexibel einsetzen und noch besser auf Ihr Unternehmen ausrichten können, macht Ihre Personaladministration schön schlank, unterstützt Ihre Führungskräfte und schafft sowohl Effizienz als auch Transparenz. Darum hinterlegen Sie im E-Personaldossier zentral Informationen und Dokumente Ihrer Mitarbeiter. Wer in welcher Weise darauf zugreifen kann, entscheiden Sie. So garantieren Sie den Datenschutz, binden die Mitarbeiter nach dem Self-Service-Prinzip ein und minimieren Ihren Aufwand.

payroll
Spesen und Absenzen effizient erfassen

Schweizer Unternehmen müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen, so will es das Arbeitsgesetz. Mit den verschiedenen Modulen der Zeiterfassungssoftware von Abacus erfassen Ihre Mitarbeiter Arbeits- und Überzeiten, Pausen und Absenzen einfach und übersichtlich. So erfüllen Sie nicht nur Ihre rechtlichen Pflichten, sondern behalten auch den Überblick über Abwesenheiten, legen Sollstunden und -zeiten fest, führen Zeitkonten und werten interessante Kenngrössen für Einzelpersonen oder Teams aus.

zeiterfassung
Löhne professionell abwickeln

Mit der Lohnbuchhaltung von Abacus und dem PwC-Standard als Ausgangslage sind Sie auf der sicheren Seite. Nicht umsonst ist sie mit ca. 1,2 Millionen Lohnabrechnungen pro Monat die meistgenutzte Software in der Schweiz. Mit vielzähligen Funktionen bringt sie Ihre Gehaltsabrechnungen in eine neue Dimension der Professionalität. Immerhin stecken über 30 Jahre Erfahrung dahinter. Sie sparen sich auch teure Anpassungen bei gesetzlichen Änderungen, weil diese programmtechnisch in den Wartungsgebühren inbegriffen sind. Über die Stammdatenverwaltung verknüpfen Sie weitere HR-Aufgaben mit Ihrer Lohnbuchhaltung, etwa Ihr Bewerbermanagement oder die Personaladministration.

Wie fügt sich das zusammen? Mit dem HR-Portal von Abacus.

Das HR-Portal von Abacus funktioniert nach dem Self-Service-Prinzip. Ihre Mitarbeiter können jederzeit auf ihre persönlichen Daten zugreifen und diese selber verwalten. Und die Vorgesetzten können diese nach bestimmten Regeln auswerten.

Was bietet mir das HR-Portal von Abacus?

1. Personaldaten sicher verwalten

Im digitalen Personaldossier von Abacus hinterlegen Sie zentral und sicher Personaldaten und -dokumente. Die Einsicht darauf legen Sie je nach Hierarchiestufe und Funktion fest. So optimieren Sie Ihre HR-Prozesse und garantieren den vollumfänglichen Schutz der personenbezogenen Daten.

2. Mit der App mobil zugreifen

Wer mobil arbeitet, bleibt agil. Darum greifen Ihre Mitarbeiter über die App AbaClick jederzeit und von überall her auf ihr eigenes Personaldossier zu. Hier können sie Arbeitszeiten, Pausen, Leistungen und Reisekosten erfassen oder Ferien beantragen.

3. Look & Feel individuell anpassen

Sie erhalten nicht irgendein HR-Portal, sondern Ihr HR-Portal. Darum gleichen wir das Layout und den Aufbau der Eingabemasken Ihren Wünschen an und ergänzen es mit dem Logo Ihrer Firma.

4. Teamauswertungen darstellen

Von Ihrem digitalen HR profitieren nicht nur Sie, sondern auch die zuständige Führungskraft im Unternehmen. Denn diese kann zum Beispiel sehen, wer vom Team anwesend oder wer in den Ferien ist und welche Aufgaben anstehen. Zudem lassen sich firmenspezifische Kennzahlen teamweise auswerten und auf dem Dashboard übersichtlich darstellen.

5. Installieren und sofort starten

Auf Ihrem HR-Portal legen Sie gleich nach der Installation los. Gewisse Prozesse sind nämlich praxiserprobt gestaltet und klar definiert. So nutzen Sie alle Funktionen einfach und intuitiv, also ganz ohne Mehraufwand.

Unsere Angebote können alle im HR-Portal abgebildet werden.

Konkret bietet es folgende Funktionalitäten:

  • Anzeige der anwesenden Mitarbeiter
  • Aufgaben erledigen
  • Auswertungen
  • Arbeitszeiten erfassen
  • Bewerbermanagement

 

 

  • Designer Dashboard
  • Dossierdokumente einsehen
  • Einsicht auf Mitarbeiter vom eigenen Team
  • Ferien beantragen
  • Nachrichten senden

 

 

  • Leistungen erfassen
  • Lohnabrechnungen
  • Persönliche Daten mutieren
  • Prozessportal
  • Spesen erfassen

 

 

FAQ – HR-Tag 2019

Allgemein

Wo finde ich die Folien von PwC?
Sollten Sie diese nicht mit der Kursevaluation erhalten haben, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf sales.bsi@ch.pwc.com

Gibt es ausführliche Handbücher über Abacus?
Die Handbücher sind als Onlinehilfe verfügbar. Sie können sie mit F1 auf dem Abacus-Menü starten.

Kann ich mit Abacus budgetieren? 
Sie können ein Budget erfassen. Mit der erweiterten Budgetierung stehen Ihnen noch mehr Möglichkeiten offen. Für den Lohn gibt es speziell eine Lohnkostenbudgetierung, welche auch für Lohnanpassungsprozesse genutzt werden kann.

Kurse bei Abacus sind stark überteuert. Gibt es Alternativen für Payrollkurse mit Abacus?
Wir bieten On-the-job-Trainings an. Bitte nehmen Sie mit uns bzw. Ihrem Kundenbetreuer Kontakt auf. 

Wo finde ich die Demofilme?
Auf https://hr-portal.ch/

Läuft MyAbacus in der Cloud oder auf einem On-Premise-Server?
Das können Sie selber bestimmen. 

Unterstützt MyAbacus die Zwei-Faktor-Authentifizierung?
Ja. Wir können das für Sie einrichten. 

Zeugnisse

Kann ich mit Abacus auch Arbeitszeugnisse erstellen?
Ja, das ist ab Version 2019 möglich.

Gibt es eine Referenzfirma für das Mitarbeiterzeugnis?
Nein. Der Zeugnisprozess ist erst ab der Version 2019 Service Pac vom 20. Mai 2019 verfügbar.

Sind Textbausteine für das Zeugnis in der Standardauslieferung inbegriffen?
Ja.

Wer schreibt die Textbausteine?
Die Textbausteine werden von einer spezialisierten Firma eingekauft.

Kann der Vorgesetzte den Zeugnisvorschlag des HR-Verantwortlichen ebenfalls anschauen?
Der Vorgesetzte muss das Zeugnis im Rahmen des Prozesses genehmigen. Damit wird er dieses auch anschauen. 

Kann ich den Beschäftigungsgrad oder dessen Änderungen aus Abacus in das Zeugnis importieren?
Das wäre mit einer kleinen individuellen Anpassung möglich. 

Was kostet es, mit Abacus ein Arbeitszeugnis zu generieren?
Den Abopreis für die Lizenzen rechnet sich nach Anzahl der aktiven Mitarbeitern in der Lohnbuchhaltung. 

Kann ich Arbeitszeugnisse auch in Englisch erstellen?
Ja. In der Standardauslieferung sind die Sprachen Englisch, Italienisch, Französisch und Deutsch enthalten.

Zeiterfassung

Kann ich mit Abacus die Überzeit und den Ferienanspruch berechnen, damit bei Austritt der letzte Arbeitstag ersichtlich wird?
Ja. Allerdings müssen Sie den Austritt manuell setzen. Ab Version 2019 Servicepack 1 wird diese Funktion optimiert.

Können Sie bitte das Beispiel mit der Gratis-Arbeitsstunde erneut erklären? Ist das nicht unzulässig?
Das Beispiel bezog sich auf die automatische Pausenkürzung. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dass die gesetzlichen Pausen eingehalten werden.

Kann ich die Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung vor der Payroll einführen? 
Ja.

Welche Version der Zeiterfassung wird hier vorgeführt?
Version 2019.

Welches sind Ihre Erfahrungen mit dem Aufsetzen und Abbilden von Überstunden und Überzeit?
Meistens verstehen die Mitarbeiter die Unterscheidung nicht. Oft wird das nur für das HR abgebildet.

Entspricht die Standortangabe den Richtlinien des Schweizer Datenschutzgesetzes?
Das muss von Fall zu Fall geprüft werden.

Kann ich die Formulare «Zwischenverdienst» und «Arbeitgeberbescheinigung» über Abacus digitalisieren?
Ja, sofern Sie alle Daten in Abacus erfasst haben.

Kann ich (speziell für Mitarbeiter mit vereinfachter Zeiterfassung) Mehrfachbuchungen eingeben, zum Beispiel 8 Stunden pro Tag über den ganzen Monat?
Ja. Aktuell können Sie das im ERP, aber noch nicht im HR-Portal.

Kann ich die Mehrstunden kapitalisieren?
Ja, da Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung vollständig integriert sind.

Kann ich die Fertigmeldung auch in AbaClik vornehmen?
Nein.

Werden die Pausenabzüge beim Stempeln auf AbaClik angezeigt? 
Ja, auf dem Report und auf der Sollzeitberechnung.

Löst Abacus bei Arbeitszeitverletzung einen Alarm beim Vorgesetzten oder beim HR aus?
Bei der Personaleinsatzplanung können Sie das aktivieren. Als Alternative können Sie automatisierte Kontrollreports versenden.

Gibt es ein Tool für Absenzenmanagement, das Lohnkürzungen, Ferienkürzungen und anderes abbildet?
Ja.

HR allgemein

Wird E-Learning demnächst integriert? 
Nein, das ist nicht vorgesehen.

Ab welcher kritischen Organisationsgrösse oder Mitarbeiterzahl macht eine Digitalisierung der HR-Prozesse Sinn?
Die Digitalisierung von HR-Prozessen wie:

- Personalakte
- Zeiterfassung
- Spesenerfassung
- Absenzenmanagement
- Employee Self Service

kann schon ab 20 Personen sinnvoll sein. Standardprozesse sind schnell und kostenoptimiert eingeführt.

Wie viele Stellenprozente braucht es erfahrungsgemäss mit einem digitalisierten HR für 100 Mitarbeiter?
Das ist sehr individuell, eine pauschale Angabe ist nicht möglich. Die folgenden Faktoren spielen eine Rolle: Aufgaben des HR, Digitalisierungsgrad, Komplexität der Prozesse.

Ist die Software beim Kunden oder bei PwC? Wie beeinflusst das die Kosten?
Es gibt beide Möglichkeiten, mit Vor- und Nachteilen. Bei vielen Benutzern in der Lohnbuchhaltung ist der Kauf attraktiver.

Organisation/Stellen

Gibt es Kurse von Abacus, um relevante Themen zu vertiefen?
Das aktuelle Kurshandbuch finden Sie unter:
https://classic.abacus.ch/de/service-support/kurse/

Einige Kurse bleiben den Vertriebspartnern vorbehalten. 

Wie wird bei Überschneidung von Ein-/Austritt die Doppelbesetzung einer Stelle im Organigramm abgebildet?
Eine Doppelbesetzung wird im Organigramm mit einer Überbelegung angezeigt.

Mit welchem Abacus-Modul kann ich die Organisation visualisieren?
Mit der Option Organigramme in der Lohnbuchhaltung. 

Kann ich die gewünschten Angaben im Organigramm individuell darstellen, zum Beispiel ohne Funktion, aber mit interner Telefonnummer?
Ja. Sie können die Darstellung frei wählen.

Kann ich das Organigramm auch als Matrix-Organisation mit gestrichelten Linien darstellen?
Nein.

Welche Zusatzkosten muss ich für OrgManager budgetieren?
Das hängt von der Mitarbeiteranzahl ab:

bis 100 Mitarbeiter: CHF 3'000.00
bis 500 Mitarbeiter: CHF 5'000.00
bis 1000 Mitarbeiter: CHF 8'600.00
bis 2000 Mitarbeiter: CHF 12'200.00
bis 5000 Mitarbeiter: CHF 19'400.00

Abacus Data Analyzer

Welche Reportingmöglichkeiten bietet das Bewerbermanagement von Abacus? Werden KPIs für die Rekrutierung gegeben?
Mit dem DataAnalyzer steht Ihnen ein mächtiges Analysetool zur Verfügung. Mit AbaReport können Sie zudem individuelle Berichte erstellen.

Kann man von den HR-Kennzahlen eine Schnittstelle zu einem anderen Zeiterfassungssystem machen?
Der Abacus Data Analyzer kann auch Drittquellen einbinden, ungekehrt kann ein Drittsystem mittels ODBC direkt auf die Abaucs Daten zugreifen.

Ist das Bestandsentwicklungsdashboard standardmässig dabei? Muss ich zusätzliche Kosten budgetieren?
In der aktuellen Version 2019 sind noch keine Standard-Dashboards für HR-Kennzahlen dabei. Abacus sieht das für die Zukunft aber vor. Bis dahin lassen sich die Dashboards individuell aufsetzen.

Ab welcher Version ist der Data Analyzer verfügbar? 
Ab Version 2018.

Recruiting

Kann ich ein Stelleninserat auch auf LinkedIn publizieren?
Leider noch nicht, doch Abacus arbeitet daran.

Kann ich im Bewerbermanagement Kriterien wie Sprache oder IT-Fähigkeiten definieren, nach denen die Bewerber beurteilt werden und sich damit besser vergleichen lassen?
In Zukunft ist das mit dem Kompetenzkatalog möglich.

Wie ist im Bewerbermanagement der Datenschutz geregelt? 
Sie können ein mehrstufiges Löschverfahren anwenden.

Wird nach der Absage das Bewerberprofil automatisch gelöscht?
Das geschieht nicht automatisch. Sie müssen das Löschen manuell vornehmen.

Kann ich in den Bewerbungsunterlagen etwas markieren?
Ja, dank einer PDF-Funktion ist das möglich. Sie müssen das bearbeitete Dokument anschliessend speichern.

Enthält das Bewerbermanagement einen Abgleich mit dem Anforderungsprofil?
Nein.

Wie kann ich vorselektionieren, damit die Linie nicht alle Bewerbungen sichten muss?
Die Vorselektion nimmt in der Regel das HR vor. Abacus hat keine automatischen Routinen einprogrammiert.

Ist das Bewerbermanagement im Release 2018 möglich?
Ja. Ab Version 2018 steht dies als Bestandteil des HR-Portals zur Verfügung.

Kann ich im Bewerbermanagement auch Disqualifikationsfragen integrieren? 
Ja, im Jobportal können solche Fragen integriert werden.

Kann ich offene Stellen via Abacus direkt dem RAV melden?
Nein, noch nicht. Abacus kennt das Bedürfnis.

Können involvierten Personen wie Vorgesetzte Bewerbungen einsehen oder kann die HR-Abteilung vorselektieren und den Vorgesetzten nur die «guten» Dossiers freischalten?
Das HR kann das steuern.

Prozesse

Ist es möglich, IT und Facility Management für ihre eigenen Prozesse zu berechtigen? 
In den Standardprozessen von Abacus sind IT und Facility Management nicht als Standardrollen vorgesehen. Doch Sie können individuelle Rollen im Organisationsmodell einpflegen und diese in individuellen Prozessen verwenden.

Sendet Abacus automatisch Erinnerungen für unerledigte Pendenzen?
Sie können für jede neue Aufgabe eine E-Mail-Erinnerung vorsehen. Automatische Erinnerungen sind in den HR-Standardprozessen nicht enthalten. Diese könnten Sie mit Hilfe von individuellen Überwachungsprozessen generieren.

Kann Abacus den E-Mail-Verkehr mit Outlook verbinden? Oder muss der Vorgesetzte mit zwei Kommunikationstools arbeiten?
E-Mails bzw. das interne Messaging aus Abacus sind nicht mit Outlook verbunden. Vieles kann auf Wunsch zusätzlich als Mail versandt werden.
Sie können einstellen ob Sie sofort oder gesammelt über neue Nachrichten oder Aufgaben informiert werden wollen.

Benötige ich für E-Mails ein separates Tool oder ist das standardmässig enthalten?
Sie können Ihr Standard-E-Mail-System verwenden. Abacus sendet die E-Mails über ihren SFTP-Server.

Onboarding

Gibt es einen Direktlink zum Kalender?
Nein.

Kann ich eine Checkliste digital unterschreiben?
Nein.

Payroll

Kann ich mit Abacus eine Quellensteueranmeldung ans Steueramt übermitteln?
Ja, mit der elektronischen Lohnmeldung ELM.

Kann ich mit Abacus die Lohnabrechnungen auf ein bestimmtes Datum terminieren und dann automatisch Lohnabrechnungen erstellen lassen?
Mit den Standardfunktionen nicht.

Wie kann ich die Lohnabrechnungen automatisch per E-Mail an die Mitarbeiter versenden? 
Mit dem Secure-Mail-Dienst IncaMail. Vom unverschlüsselten Versand über E-Mail raten wir aus Datenschutzgründen ab.

Wie verbuche ich einen erfolgsgebundenen variablen Lohn in Abacus:

a) Für Verkaufsmitarbeiter mit quartalsweiser Auszahlung des variablen Lohns?
b) Für Mitarbeiter mit variablem Lohnanteil, die unterjährig eingetreten sind?

Sie können Abacus Lohnbuchhaltung bei der Verbuchung und variablen Lohnauszahlung individuell einstellen. Vorab muss Ihr Unternehmen die Verbuchungs- und Auszahlungsregeln definieren.

Funktioniert eine Rückrechnung auch für Lohnarten, etwa um einen falschen UVG-Satz zu korrigieren?
Ja.

Gibt es einen einfachen Report, der die Rückrechnung aufzeigt, ohne dass man ins Modul Rückrechnung einsteigen muss – zum Beispiel für Mitarbeiter, die nur Ansichtsrecht haben sollen?
Sie können Reports auch für die Rückrechnung starten.

Wie sieht die Lohnabrechnung bei einer Rückrechnung für den Mitarbeiter aus? 
Auf Wunsch stellen wir Ihnen gerne ein Beispiel zu. Bitte nehmen Sie mit uns Kontakt auf. 

Kann ich Abacus mit einem Bankkonto verbinden, damit Auszahlungen automatisch erfolgen? 
Wenn Sie das Abacus Electronic Banking lizenziert haben, können Sie die Zahlungsdateien direkt der Bank übermitteln.

Wird die Quellensteuer bei einer Rückrechnung ebenfalls richtig gerechnet?
Ja.

Bildet Abacus-Version 2019 die Quellensteuerrevision 2020 ab?
Noch ist unklar, ob Abacus die Version 2019 rückwirkend mit den neuen Quellensteuerfunktionen ausstattet. Abacus wird dazu demnächst informieren. Für die neuen Bestimmungen, welche ab dem 1.1.2021 angewandt werden müssen, empfehlen wir Version 2020 vorzusehen.

Gibt es bei Bezahlung nach Stundenlohn eine Möglichkeit, die Ferienentschädigung zurückzustellen, bis der Ferienbezug erfolgt?
Ja, Sie können diesen Bedarf parametrisieren.

Dossier

Haben bei zwei Vorgesetzten beide Zugriff auf sämtliche Akten im Personaldossier?
Ja.

Stellen Sie eine vordefinierte Struktur für Personaldossiers zur Verfügung?
Ja, bei einem Projekt mit uns stellen wir eine solche zur Verfügung.

Datenschutz

Wie gratuliere ich als Vorgesetzter zum Geburtstag, wenn das Datum im HR-Portal ausgeblendet wird?
Sie können im Feld Geburtstag auf dem HR-Portal das Jahr weglassen. So wissen Sie, dass der Mitarbeiter Geburtstag hat, geben aber sein Alter nicht preis.

Wie steht es bei Abacus mit Datenschutz und Cloudlösungen?
Bei einer Cloudlösung ist der IT-Anbieter in der Pflicht. Bei webaccounting.pwc.com stellen wir von PwC sicher, dass die Datenschutzvorgaben eingehalten werden.

Was hat Abacus im Thema Datenschutz unternommen? Gibt es für den Datentransfer eine geeignete Struktur? 
Abacus beobachtet laufend die Entwicklungen zu diesem Thema. Da Abacus auch in Deutschland tätig ist, sind Aspekte der DSVGO bereits berücksichtigt. Bei Fragen wenden Sie sich an: datenschutz@abacus.ch.

Wie regle ich den Vorgesetztenzugriff auf das elektronische Personaldossier bei Mehrfachanstellungen?
Über die Zuteilung der Stelle zur entsprechenden Organisationseinheit; dort über das Dossier Rolle.

HR Self Service ESS/MSS

Welche Self-Service-Dienstleistungen deckt MyAbacus ab und für welche Module brauche ich eine separate Lizenz?
ESS/MSS ist der digitale Self-Service-Kanal zu den Mitarbeitern und zur Linie.

Inhalte:

- Zeit- und Leistungserfassung
- Spesenerfassung
- Einblick in die eigenen Daten
- Einblick in Personaldossiers, Lohnabrechnungen, Lohnausweis
- Verändern von Stammdaten, Adressen, Zivilstand, Kinder, Bankverbindung
- Absenzen beantragen
- Kreditorenrechnungen freigeben

zusätzlich MSS

- Zugriff auf die Daten seiner Mitarbeiter und Auswertungen
- Absenzen freigeben
- Leistungen und Spesen freigeben

Optional:

- Bewerber beurteilen
- Mitarbeitergesprächsprozess
- Zeugnisse erstellen
- AbaReports anschauen
- Dataanalyzer (Dashboard)

Die ESS/MSS Abo und Zusatzabos berechtigen den Zugriff auf das Abacus. Die eigentlichen Grundmodule wie Lohnbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung müssen wie gewöhnlich lizenziert werden.

Kann ich den MSS ohne ESS einsetzen, obwohl nicht alle Mitarbeiter IT-Erfahrung haben?
Ja. Sie können nur den Vorgesetzten Zugriff auf das Self-Service-Portal geben. Diese haben dann allerdings auch den ESS dabei (weil sie auch in der Rolle eines Mitarbeiters sind).

Kann ich über ESS auch Unfallmeldungen erfassen?
Nicht in der aktuellen Abacus-Version. Eine Anbindung zum Beispiel an Sunet wäre möglich.

Kann ich Rollen/Funktionen definieren, die interne News publizieren dürfen, oder muss das zentral vom HR festgelegt werden?
Das erfolgt zentral, zum Beispiel durch das HR.

Ab welcher Abacus-Version läuft MyAbacus?
Ab Version 2018.

Brauche ich für MyAbacus eine separate Lizenz? Wenn ja, was kostet das?
Die Lizenzierung läuft über sogenannte Abos. Dabei können Sie zwischen einem Einzelabo und einem Firmenabo wählen und Ihre Situation abbilden. Bei gewissen Prozessen wie zum Beispiel Bewerbermanagement, beim Mitarbeitergespräch oder Zeugnisprozess kommen weitere Abo-Optionen hinzu.
Ein Beispiel für den Preis: Firmenabo Medium für Grundversion MyAbacus, für eine Firma mit 100 aktiven Mitarbeitern:
100 x CHF 2.00 = CHF 200.00 pro Monat.

Kann ich den Mitarbeitern in MyAbacus abgesehen von «Dokumente/Links» weitere Dokumente zur Verfügung stellen? 
Je nach Berechtigungen können Sie im Bereich Dossier Dokumente hochladen. Zudem können Sie Dokumente über «Dokumente/Links» veröffentlichen.

Anhand welcher Kriterien kontrolliert der Datenowner die eingegebenen Daten des Mitarbeiters?
Beispiel Adressänderung: Hier prüft der Datenowner (HR-Administrator), ob der Mitarbeiter quellenbesteuert ist und den Kanton gewechselt hat, denn das ist relevant für die Quellensteuer. Ansonsten gibt es keine «Belege». Als Quelle dienen die Prozessdaten.

Sind Änderungen, die vom HR-Verantwortlichen noch nicht genehmigt wurden, für den Mitarbeiter bereits ersichtlich?
Nein. Erst nach der Bestätigung sind diese Daten auch für den Mitarbeiter ersichtlich.

Kann ich fixe Zahlungen an ein Betreibungsamt im ESS bearbeiten?
Nein. Das ist dem HR vorbehalten.

Wie aufwändig ist die Parametrisierung der Mitarbeitereingabeprozesse mit entsprechenden Freigaben?
Grundlage dafür ist die Abacus Business Process Engine (BPE). Wenn Sie Prozesskenntnisse besitzen und IT-affin sind, können Sie sich das Know-how in Abacus-Kursen aneignen. Danach können Sie individuelle Prozesse selbstständig implementieren. Da Sie keine nativen Programmierkenntnisse benötigen, ist die Implementierung relativ einfach.

Lassen sich auch Prozesse ausserhalb von Abacus abdecken, zum Beispiel die Weiterleitung einer Adressänderung an einen Dritten wie die Pensionskasse?
Ja. Die Business Process Engine (BPE) von Abacus enthält Elemente, um Daten an weitere Empfänger als E-Mail oder Datensatz weiterzuleiten. 

Generieren E-Dokumente mit MyAbacus weitere Kosten?
Nein, ausser Sie benutzen die Archiv- und/oder Signierkomponente.

Die private E-Mail-Adresse hinterlege ich im Personalstamm. Wo wird die Geschäfts-E-Mail-Adresse für MyAbacus hinterlegt?
In einem individuellen Zusatzfeld.

Kann ich weitere Dashboards mit HR-Kennzahlen erstellen?
Ja, Sie können so viele Dashboards erstellen, wie Sie wollen.

AbaPlan

Eignet sich AbaPlan auch für die Schichtplanung?
Ja.

Gibt es ein Einsatzplanungstool, das mit der Zeiterfassung zusammenhängt?
Ja: AbaPlan.

Kann ich den Einsatzplan in den Outlook-Kalender übertragen? 
Ja. Das ist zwar keine Standardfunktion, aber möglich.

Kann die Einsatzplanung auch ein zentraler Timemanager statt der direkte Vorgesetzte erfassen?
Ja. Der Timemanager muss allerdings über die erforderlichen Berechtigungen verfügen.

Seit wann ist AbaPlan auf dem Markt?
AbaPlan ist ein neues Produkt von Abacus und seit März 2019 auf dem Markt.

Kann ich einen Mitarbeiter für mehrere Dienste einplanen?
Ja.

Lassen sich Personaleinsätze auch pro Halbtag oder Schicht darstellen? 
Die Einsatzplanung wird pro Tag dargestellt. Eine Alternative liesse sich mit dem AbaReport programmieren.

Spesenprozess

Wie funktioniert der MWST-Abzug bei den Spesen, wenn der MA nur den Betrag eingibt? Wie erfolgt die Kategorisierung? 
Sie müssen pro Spesenart und Code eine Leistung definieren.

Werden Datum, Beträge und Spesenart mit OCR aus dem Spesenbeleg gelesen?
Noch nicht. Abacus arbeitet an einer vollständigen Automatisierung basierend auf künstlicher Intelligenz.

Kann ich bei den Spesen eine zusätzliche Person definieren, die die Spesen bewilligen muss?
Ja, der Prozess ist erweiterbar.

Mitarbeitergesprächsprozess

Kann ich ein bereits im Unternehmen existierendes Formular für Mitarbeitergespräche hinterlegen?
Grundsätzlich können Sie individuelle Formulare hinterlegen. Das ist eine individuelle Anpassung und kann in der aktuellen Version 2019 nicht via Parametrisierung angepasst werden. In nächsten Versionen können Sie individuelle Formulare und Prozessschritte vollständig via Parametrisierung integrieren.

Wie viel Text kann ich in die Kommentarkästchen schreiben?
Das ist ein Memofeld mit sehr viel Platz für Text. Die genaue Zeichenzahl ist nicht bekannt.

Wird der Vorgesetzte nicht beurteilt?
Der Vorgesetzte wird wiederum von seinem Vorgesetzten beurteilt. – dann in der Rolle als Mitarbeiter. Als Vorgesetzter zu seinem Mitarbeiter wird er im Standardprozess nicht beurteilt. In der aktuellen Version 2019 können wir eine 360-Grad-Beurteilung individuell dazubauen. In kommenden Versionen von Abacus soll eine solche standardmässig enthalten sein. 

Kann das HR einsehen, welche Gespräche abgeschlossen wurden und welche noch offen sind?
Ja. Das HR kann zu jedem Zeitpunkt den Status der Gespräche einsehen.

Lässt sich beim Mitarbeitergespräch noch eine Lasche für sonstige Bemerkungen ergänzen, zum Beispiel für die Notiz «Sabbatical 2020»?
Das ist mit einer individuellen Anpassung möglich. 

Kann ich Ziele vom einen Mitarbeiter zu einem anderen kopieren?
Ja.

Wie hoch ist der Beratungsaufwand, wenn ich einen Mitarbeitergesprächsprozess in einer anderen Firma 1:1 einführen will?
Das ist schwierig zu sagen, ohne die Situation des implementierten Prozesses genau zu kennen. Grundsätzlich sollten jedoch die Einführungszeit und der Beratungsaufwand merklich kleiner sein.

Was ist unter Personalentwicklung ausser Mitarbeitergespräche sonst noch möglich?
Zum Beispiel das Bildungsmanagement. Das wird von Abacus aber zurzeit nicht unterstützt.

Sonstige Themen

Kann ich aufgrund der eingetragenen Krankheitstage das Krankentaggeld berechnen?
Diese Funktion gibt es, allerdings muss sie konfiguriert werden. 

Ist das HR-Portal von Abacus handytauglich, etwa mit einer App?
Das HR-Portal ist eine Webseite, welche responsive ist. Sie kann mit grossen Smartphones oder Tablets aufgerufen werden. Für Smartphones gibt es eine App AbaClik, welche die Daten vorteilhafter darstellt. Die App ist verfügbar für Android und iOS.

Wo kann ich die Personalkosten, Personalstatistik und Kennzahlen editieren?
Im Abacus Data Analyzer.

Kann ich von der Abacus-Version 2017 direkt auf die Version 2019 updaten? 
Ja.

Gibt es eine Lösung für das Knowledge Management?
Abacus bietet im ERP seit mehreren Jahren eine Option, wo Ausbildungen, Kurse und Fähigkeiten pro Person erfasst werden können. Auf dem HR-Portal sind aktuell diese Angaben nicht darstellbar. Die Funktionalität wird demnächst überbeitet.

Soll Ihr HR mit der Ära 4.0 gehen?

Dann lernen Sie uns kennen und vereinbaren Sie noch heute einen Termin.

Wer sein Humankapital effektiv steuern will, braucht aussagekräftige Kennzahlen. Diese und deren Ursachen zeigt Ihnen unsere Lösung visuell ansprechend und verständlich auf.

Marcel Bättig, Leader Abacus, Business Software Integration, PwC

Kontaktieren Sie uns

Marcel Bättig

Leader Abacus Implementation, PwC Switzerland

Tel.: +41 58 792 62 80

Stefan Hochstrasser

Abacus Implementation, PwC Switzerland

Tel.: +41 58 792 47 76