Digitaler Wandel der Internen Revision: Revolution statt Evolution

Richard Thomas Partner and Territory Leader Internal Audit, PwC Switzerland 28 Mai 2019

Digitale Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) und moderne Datenanalysen können die Leistung und den Einfluss der Internen Revision drastisch verbessern. Sie helfen der Internen Revision, proaktiver, strategischer, wirksamer und effizienter zu agieren. Mit neuen Technologien können interne Revisoren ganze Populationen von Transaktionen statt nur Stichproben prüfen. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können neue Technologien zu erheblichen Kostensenkungen führen.

«Interne Revisoren sollten die Chancen mit neuen Technologien ergreifen, um die Interne Revision noch wirksamer und effizienter zu gestalten.»

Vier digitale Tools, die die Interne Revision verstärken

Digitale Errungenschaften verschaffen der Internen Revision erhebliche Vorteile. Das gilt vor allem für Datenanalysen, Prozessvisualisierung, interaktive Dashboards, die mit Datenanalysen verknüpft sind, sowie RPA und künstliche Intelligenz (KI).

1. Datenanalyse

Datenanalysen lassen sich gewinnbringend einsetzen – von der Prüfungsplanung bis hin zur Prüfungsdurchführung. Im Rahmen des jährlichen Planungsprozesses legen wir mit unseren Kunden einen risikobasierten internen Auditplan fest. Mithilfe von Datenanalysen können wir entsprechende Prozesse, Geschäftseinheiten oder Regionen mit den jeweilig höchsten Risiken ermitteln. So kann die Interne Revision ihre Ressourcen auf die risikobehafteten Bereiche konzentrieren. Weitere Vorteile ergeben sich bei der Prüfungsdurchführung, bei welcher wir Datenanalysen in das Prüfverfahren mit einbinden. 

«Datenanalysen sind nicht neu. Nur wird ihr Potenzial in der Internen Revision nicht vollumfänglich ausgeschöpft.»

Der grösste Mehrwert von Datenanalysen ergibt sich dadurch, dass wir gesamte Datenpopulationen analysieren können und nicht nur Stichproben durchführen, die 10% bis 20% der Daten abdecken. Das kommt einem Quantensprung in der Zuverlässigkeit der Ergebnisse gleich und bietet weitaus tiefere Erkenntnisse. Es erstaunt daher nicht, dass in der «PwC 2019 State of the Internal Audit Study» 54% der Befragten angaben, Datenanalysen hätten sich erwartungsgemäss oder über den Erwartungen ausbezahlt.

In welchem Ausmass haben sich Ihre digitalen Investitionen bis jetzt im Bereich «bessere Entscheidungsfindung durch bessere Datenanalyse» für Ihr Unternehmen ausbezahlt? 

Quelle: PwC 2019 Global Risk, Internal Audit and Compliance Survey

2. Prozessvisualisierung

Erfahrungsgemäss sind Verwaltungsräte und die Geschäftsleitung begeistert von Prozessvisualisierungstools. Obwohl ein Grossteil der entsprechenden Personengruppen die dargestellten Informationen schon in Form von Arbeitsblättern, Texten oder Präsentationen gesehen haben wird, werden viele erst mit der Visualisierung ein deutlich klareres Bild der Prozesse im Unternehmen bekommen. Visualisierungstools ermöglichen eine interaktivere Aufbereitung von Informationen. Damit können Prozessabläufe detaillierter und in Echtzeit analysiert werden. 

Mit der Prozessvisualisierung kann die Interne Revision ihren Key Stakeholdern zusätzliche Erkenntnisse übermitteln. Es wird zum Beispiel oft festgestellt, dass Prozesse nicht so strukturiert sind, wie ursprünglich angenommen. Mit diesen Informationen kann das Unternehmen ihre Prozesse und Kontrollen verbessern und deren Zuverlässigkeit erhöhen. Die Visualisierung stärkt also letztlich die Rolle und den Einfluss der Internen Revision.

3. Verknüpfung von Datenanalysen mit interaktiven Dashboards

Eine Herausforderung für viele Interne Revisionen besteht darin, die Ergebnisse der Datenanalysen so zu präsentieren, dass sie leicht verwertbar sind und die Geschäftsleitung daraus Massnahmen ableiten kann. Um deren Wirkung zu verstärken, können Datenanalysen in interaktive Dashboards eingespeist werden. Diese können einen praxisbezogenen Überblick über wichtige Risikoindikatoren geben. Solche interaktiven Dashboards bereiten wir oft für Interne Revisionsfunktionen unserer Kunden auf. Bei der anschliessenden Diskussion der Ergebnisse stellen wir fest, dass Dashboards für operative Führungskräfte eigentlich ein Muss sind. 

Der Hauptvorteil von interaktiven Dashboards besteht darin, dass Sie als Leser steuern und entscheiden. Sie bestimmen, welche Informationen für Sie relevant sind. Sie können so lange in die Tiefe gehen, bis Sie exakt bei jener Transaktion angelangt sind, die Sie suchen. Damit unterstützen Dashboards nicht nur die Interne Revision bei ihrer Auftragserfüllung, sondern auch operative Führungskräfte bei der Überwachung des Business.

4. RPA und KI

Innovative Anwender setzten RPA und KI bereits in ihren Prüf- und Geschäftsprozessen ein. Gemäss der «PwC 2019 State of the Internal Audit Study» nutzen 16% der Befragten diese Technologien; weitere 33% haben das in den kommenden zwei Jahren vor.

Welche der folgenden Aussagen ist im Hinblick auf die Nutzung der jeweiligen Technologien durch Ihre Funktion am zutreffendsten?

Quelle: PwC 2019 Global Risk, Internal Audit and Compliance Survey

Das ist momentan ein äusserst spannender Bereich – insbesondere für die Anomalie-Erkennung und prädiktive Analysen. So kann zum Beispiel die Interne Revision mit maschinellem Lernen (Machine Learning) Anomaliemuster erkennen, was mit herkömmlichen Methoden nicht möglich wäre. 

Lücke schliessen in drei Schritten

Um sicherzustellen, dass Ihre Interne Revision die verfügbaren Technologien optimal nutzt, empfehlen wir ein Vorgehen in drei Schritten: Beurteilen Sie als Erstes den heutigen Stand Ihrer Internen Revision. Erarbeiten Sie für diese einen Strategieplan oder eine Vision; Stimmen Sie schliesslich Ihr Talentmodell auf Ihre technologische Weiterentwicklung ab.

1. Beurteilen Sie den Status quo Ihrer Internen Revision

Dazu müssen Sie vorab die Erwartungen Ihrer Stakeholder (zum Beispiel Auditkomitee, Geschäftsleitung) an die Interne Revision kennen. Zudem müssen Sie die Kompetenzen, Fähigkeiten und vorhandenen Ressourcen innerhalb der Internen Revisionsfunktion ermitteln. Auf Basis dieser Beurteilung können Sie eine strategische Vision für die Interne Revision erarbeiten.

2. Entwickeln Sie eine strategische Vision für Ihre Interne Revision

Hier geht es um die Frage, wo Ihre Interne Revision in drei bis fünf Jahren stehen soll. Als Schlüsselkriterien gelten jene Digitalisierungsinitiativen, die sowohl umsetzbar sind als auch am meisten bewirken, immer im Hinblick auf die spezifische Situation, Grösse und Komplexität Ihres Unternehmens.

3. Stimmen Sie Ihr Talentmodell mit dem Tempo Ihrer technologischen Weiterentwicklung ab

Die «PwC 2019 State of the Internal Audit Study» zeigt, dass 54% der befragten Unternehmen ihre Mitarbeitenden in der Internen Revision weiterbilden, um ihre technologischen Fähigkeiten auszubauen. Es ist ebenso wichtig, diese Talententwicklung mit dem technologischen Fortschritt Ihres Unternehmens in Einklang zu bringen.

Wie möchte Ihre Funktion neue Talente anwerben oder vorhandene Mitarbeitende so weiterqualifizieren, dass die digitalen Anforderungen erfüllt werden?

Quelle: PwC 2019 Global Risk, Internal Audit and Compliance Survey

Ein Talentmodell ist wichtig, da Sie nicht unbedingt alle Qualifikationen in der Internen Revision aufbauen müssen. Es geht vielmehr darum, welche Kompetenzen in Ihrem Talentmodell erforderlich sind, um den risikobasierten Prüfplan umzusetzen, wie Sie die Qualifikationsanforderungen kosteneffizient erfüllen und wo oder wann Sie sie brauchen. Einige der Kompetenzen werden Sie sicherlich im Internen Revisionsteam direkt aufbauen, andere holen Sie von ausserhalb dazu, etwa als Gastrevisor oder als externer Dienstleister (zum Beispiel mit Spezialistenwissen).

«Ich glaube nicht, dass Interne Revisoren wegen neuer Technologien ihren Job verlieren. Ich sehe vielmehr die Chance, dass wir unsere verfügbare Zeit noch stärker auf wesentliche Risikothemen fokussieren können.»

Die grossen Herausforderungen

Jede digitale Transformation ist Gegenstand von Stolpersteinen und Herausforderungen. Zu den drei wichtigsten gehören:

  • Datenverfügbarkeit und -qualität
    Für eine erfolgreiche digitale Transformation brauchen Sie hochwertige Daten. Bei mangelnder Datenverfügbarkeit bzw. -qualität ist es wichtig, dass die Interne Revision die Geschäftsleitung darüber sensibilisiert und Empfehlungen unterbreitet, damit die Geschäftsleitung Verbesserungsmassnahmen vorantreiben kann. 
  • Angst vor Veränderung
    Auch wenn sich Interne Revisionsmitglieder Veränderungen gegenüber offen zeigen, möchten doch die meisten in ihrer Komfortzone bleiben.  Daher ist es wichtig, dem Revisionsteam zu verdeutlichen dass neue Technologien Freiraum verschaffen, um sich auf jene Themen zu konzentrieren, die mehr persönliches Urteilsvermögen und detailliertere Analysen erfordern.
  • Kompetenzen in Teams
    Mitarbeitende mit den richtigen Kompetenzen zu finden und zu binden, bleibt eine Herausforderung. Wenn Sie Ihr Team neu strukturieren, müssen Sie die unterschiedlichen Kompetenzen der Teammitglieder gekonnt verbinden. Zum Beispiel können Sie technisch versierte Teammitglieder mit solchen zusammenbringen, die über traditionelle Prüffähigkeiten verfügen. So kann sich jeder dort weiterentwickeln, wofür er sich am meisten begeistert.

Revolution statt Evolution

Die digitale Transformation bringt der Internen Revision enorme Vorteile. Sie bietet ihr die Chance, Stakeholder umfassender zu informieren und wirksamer sowie effizienter zu arbeiten. Die Digitalisierung unterstützt die Interne Revision auf ihrem Weg zum «Trusted Advisor», in dem sie damit bessere und schnellere Erkenntnisse und Empfehlungen liefert. Dies dient dem Verwaltungsrat und der Geschäftsleitung in ihrer Adressierung von signifikanten Risiken und in Ihrem Entscheidungsprozess. 

Wir meinen: Beweisen Sie Mut, nutzen Sie neue Technologien und entwickeln Sie digitale Kompetenzen. Dabei sollten Sie revolutionär sein – denn Evolution allein reicht nicht mehr aus. 

 

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Richard Thomas

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