Konzentration auf die Kernkompetenzen durch Outsourcing

Praxisbericht

Wie macht man Rechnungswesen und Saläradministration zur wichtigsten Nebensache?

Die Aufgabe

HRM Systems AG ist das führende Unternehmen in der Betreuung und Abwicklung
der Unfall- und Krankheitsabsenzen von Firmenkunden. Mit über 50 Mitarbeitenden
pflegt sie eine breite, ständig wachsende Basis von langjährigen, partnerschaftlichen Kundenbeziehungen. Ziel ist es, mit den angebotenen Dienstleistungen die Folgekosten von Unfällen und Krankheiten in ihrer Gesamtheit zu minimieren.

Konzentration auf Kernkompetenzen

HRM Systems AG verfolgt das Ziel, sich vollumfänglich auf ihre Kernkompetenz zu konzentrieren - dem Unfall-, Kranken- und Absenzenmanagement für Firmen. Die Fokussierung bedingt, dass andere Unternehmensfunktionen, wie beispielsweise das Rechnungswesen und die Saläradministration, reibungslos im Hintergrund ablaufen. Um dies zu erreichen, hat HRM Systems nach einer Lösung und Zusammenarbeit gesucht, bei der Kompetenz, Vertrauen und Kontinuität sichergestellt sind.

Die richtige Balance finden

Die Fokussierung auf die Kernkompetenzen und die dadurch frei werdende Zeit für die Optimierung und Weiterentwicklung der Kerndienstleistungen mit neuen Innovationen sind für HRM Systems AG eine zentrale Voraussetzung, sich als führendes Unternehmen in einem sehr dynamischen Markt zu behaupten. Nur eine gesunde Balance zwischen den verschiedenen Unternehmensbedürfnissen und die Zusammenarbeit mit verlässlichen Partnern lässt eine solche Fokussierung überhaupt zu. PwC trägt als Outsourcing Partner und „trusted advisor“ von HRM Systems AG ihren Teil zum Erfolg bei.

Kunde: HRM Systems AG

Hauptsitz: Winterthur

Mitarbeiter: über 60

Webseite: www.hrm-systems.ch

Die Lösung

Outsourcing und Kundenorientierung

Um dem Wunsch des Kunden nach einer optimalen Aufgabenteilung gerecht zu werden, hat PwC die Finanz- und Salärbuchhaltung von HRM Systems AG als Outsourcing-Partner übernommen.

Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung wird monatlich aufgrund der Kundenbelege und Informationen nachgeführt. Damit stehen bei Bedarf die Grundlagen für zeitnahe Auswertungen und Auskünfte zur Verfügung. Eine korrekte Erfassung der mehrwertsteuerrelevanten Bewegungen und die Erstellung der Abrechnungen sind integraler Bestandteil unserer Dienstleistungen.

Die Erstellung des Jahresabschlusses erfolgt unter Berücksichtigung der steuerlichen Optimierung und erfolgt im Dialog mit der Geschäftsleitung und dem Verwaltungsrat.

Salärbuchhaltung

Die Saläradministration (Arbeitsverträge, Kontakt mit Sozialversicherungen etc.) wird weitgehend durch die HRM Systems AG erledigt. PwC erstellt aufgrund der laufenden Informationen bezüglich Neueintritte, Spesenauszahlungen und anderer Mutationen die monatliche Lohnverarbeitung. Dabei werden einerseits ein DTA-File für die Bankzahlungen, aber auch die gewünschten Auswertungen für die Geschäftsleitung und bei Änderungen die Lohnabrechnung für die Mitarbeiter generiert.

Im Rahmen der Jahresendverarbeitung werden sämtliche Sozialversicherungsabrechnungen und die Lohnausweise unter Berücksichtigung der geltenden Vorschriften erstellt. Alle Auswertungen und Informationen werden dem Kunden in einem übersichtlichen Ordner zur Verfügung gestellt, der auch die Basis für spätere Revisionen bildet.

Gerade im Salärbereich beschäftigt sich die HRM Systems AG auch immer wieder mit Spezialfragen rund um die Sozialversicherungen oder sie benötigt spezielle Auswertungen oder Statistiken für interne Bedürfnisse oder Amtsstellen. Dabei sind fundiertes Expertenwissen sowie eine rasche und unkomplizierte Beantwortung bzw. Beurteilung von zentraler Bedeutung.

Wertvoller Sparringpartner

Die langjährige Unterstützung seitens PwC und die kontinuierliche Zusammenarbeit in anderen Projekten hat die Beziehung zwischen HRM Systems und PwC gestärkt. Dies hat dazu geführt, dass PwC auch als Sparringpartner bei strategischen Fragestellungen, bei der Steuerplanung und -beratung sowie anderen unternehmerischen Herausforderungen als „trusted advisor“ einen Beitrag leisten darf. Vertrauen und ein partnerschaftliches Verhältnis sind grundlegende Voraussetzungen dafür.

Der Mehrwert

Die Mitarbeiter von PwC betreuen nicht nur zeitgerecht die Finanz- und Salärbuchhaltung der HRM Systems AG, sondern lassen auch die wachsenden Anforderungen aus den gesetzlichen Veränderungen im Bereich der Rechnungslegung, vor allem aber aus dem Bereich der Sozialversicherungen oder im Zusammenhang mit der Einführung des neuen Lohnausweises kontinuierlich einfliessen. Auch bei themenübergreifenden oder Spezialfragen (MWst, Compensation, etc.) können sie auf einen Pool von Experten aus verschiedensten Bereichen zurückgreifen. Das immense Wissen, die schnelle Reaktion und der nötige Weitblick von PwC wird von HRM Systems AG sehr geschätzt.

Diese Lösung hält HRM Systems AG den Rücken frei, den guten Namen als führendes Unternehmen im Bereich Unfall-, Kranken- und Absenzenmanagement zu bewahren und auszubauen. Die gewünschte Konzentration auf ihre Stärken ermöglicht nebst dem Ausbau und der steten Verbesserung der angebotenen Dienstleistungen auch eine Vertiefung der bestehenden Kundenbeziehungen. Man kann sich ganz auf den Kunden einlassen. PwC hat zusammen mit HRM Systems AG eine Lösung gefunden, die den erforderten Balanceakt zwischen In- und Outsourcing erfüllt. Dabei ist es besonders wichtig, dass die Bedürfnisse des Kunden bezüglich Flexibilität in der Zusammenarbeit, Qualität und Verfügbarkeit erfüllt, und jederzeit die nötige Unterstützung geboten werden kann.

Langfristige Entwicklung

Die von PwC erarbeiteten Lösungen berücksichtigen immer die kurzfristigen Bedürfnisse, sind aber so gestaltet, dass sie auch der langfristigen Entwicklung einer Firma Rechnung tragen. Langfristigkeit ist auch bei der Beziehung zu HRM Systems sehr wichtig – seit über 10 Jahren schon arbeitet HRM Systems mit PwC zusammen.

“Hohe Verfügbarkeit und kurze Reaktionszeiten verbunden mit einem ausgeprägten Qualitätsbewusstsein, unternehmerischem Denken und dem breiten Expertenwissen machen PwC zu unserem langjährigen und wertvollen Sparringpartner.”

Robert Hartmann, Geschäftsleiter

Erbrachte Dienstleistungen

Kontakt

Stefan Meier

Leader Treuhand/Corporate Support Services, Winterthur, PwC Switzerland

+41 58 792 70 31

E-Mail