Wirtschaftsprüfung neu definiert: Auswirkungen der Digitalisierung in Finanz- und Rechnungswesen

IT-Landschaft - eine Mischung aus Cloud und Tradition

In erster Linie ist es wichtig, die IT-Systemlandschaft zu verstehen, da sie die Grundlage für ein effektives Datenmanagement in den Bereichen Finanzen und Rechnungsprüfung bildet. In der heutigen Umgebung, in der Bilanzen, Berichte und andere wichtige Finanzinformationen in hohem Masse IT-abhängig sind - und in Anbetracht der Tatsache, dass die Rechnungsprüfung von Natur aus datengesteuert ist - bestimmen die vorhandenen Systeme direkt die Wirksamkeit, Genauigkeit und Integrität der Prüfungen.

Drei Viertel der Befragten berichten von einer homogenen IT-Systemlandschaft für das Finanz- und Rechnungswesen. Diejenigen, die innerhalb von drei Jahren ein Upgrade auf ein neues ERP-System oder dessen Einführung planen (67%), haben eher homogene Systeme, während diejenigen, die keine ERP-Pläne haben (24%), eher heterogene Systeme haben.

Die Unternehmen nutzen eine Mischung aus meist cloudbasierten Lösungen (SAP, Microsoft 365) und traditioneller Software (Excel, Abacus). Während einige Befragte Excel als eines ihrer ERPs aufführen, ist es wichtig zu beachten, dass Excel ein Tabellenkalkulationsprogramm und kein ERP ist. Abacus hingegen ist eine robuste ERP-Lösung, die sich besonders gut für den Mittelstand eignet. Für Unternehmen mit einem Umsatz von 1 bis 99 Millionen CHF sind Abacus und SAP die wichtigsten ERP-Systeme. Kleinere Unternehmen (1 bis 499 Mitarbeitende) setzen seltener SAP ein, während grössere Unternehmen (2000+ Mitarbeitende) eher SAP als primäres ERP verwenden.

Die Transformation ist im Gange - aber es ist noch ein langer Weg zu gehen 

15% der Unternehmen geben an, dass ihre Umstellung abgeschlossen ist, 55% befinden sich mitten in der Umstellung und 30% planen eine Umstellung innerhalb der nächsten 1 bis 3 Jahre. Die Grösse des Unternehmens wirkt sich auf den Fortschritt der Finanz-Transformation aus: Bei Unternehmen mit mehr als 2.000 Mitarbeitern ist die Wahrscheinlichkeit deutlich höher, dass die Umstellung bereits im Gange ist (65%), während Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitern sich eher in der Planungsphase befinden (38%).

Die Rationalisierung von Geschäftsprozessen und die Implementierung neuer ERP-Systeme werden als die einflussreichsten Veränderungen der letzten drei Jahre wahrgenommen. Die Umfrage zeigt ausserdem, dass mehr als 9 von 10 Unternehmen bereits von der Einführung fortschrittlicher Technologien profitieren, wobei Tools zur Prozessautomatisierung, cloudbasierte Lösungen und Tools zur Datenvisualisierung hervorstechen. Insgesamt 75 % der Befragten testen oder nutzen aktiv Cloud-Technologien, und 73 % tun dasselbe mit Datenvisualisierungslösungen. Diese Tools erweisen sich als unverzichtbar für die Verbesserung der Unternehmensleistung und der Entscheidungsfindung, da sie Datenzugriff in Echtzeit und erweiterte Analysen ermöglichen.

Der weit verbreitete Einsatz von Technologie ist besonders wichtig, um die strategische Perspektive zu erweitern, die Fähigkeit der Unternehmen zur Steuerung der Unternehmensleistung zu verbessern (63 %) und fundierte Geschäftsentscheidungen zu fördern (52 %). Mit Blick auf die Zukunft planen 49 % der Befragten die Implementierung von KI-Lösungen innerhalb der nächsten 1 bis 2 Jahre oder führen Pilotprojekte durch.

Auch wenn die Aktivitäten automatisiert werden, haben viele Unternehmen noch viel Arbeit vor sich, um die Effizienz zu steigern und einen höheren Automatisierungsgrad zu erreichen. Die Umfrage zeigt, dass die Unternehmen auf der Automatisierungsskala durchschnittlich 6,17 von 10 Punkten erreichten, was bedeutet, dass viele Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen nach wie vor weitgehend manuell durchgeführt werden. Dies unterstreicht die Möglichkeit einer weiteren Automatisierung, um die Effizienz zu steigern und zeitraubende manuelle Aufgaben zu reduzieren.  

"Wie wichtig ist jeder der folgenden Punkte für die Verbesserung der Finanz- und Buchhaltungsprozesse in Ihrer Organisation?"

Der Ausbau von Mitarbeiterfähigkeiten, die Automatisierung von Aufgaben und die Verbesserung von Datenverwaltungssystemen und -prozessen sind die wichtigsten Methoden zur Optimierung der Finanz- und Buchhaltungsprozesse. Konkret konzentrieren sich 94 % der Unternehmen auf die Weiterbildung der Mitarbeiter und die Automatisierung von Aufgaben, während 92 % die Verbesserung von Datenverwaltungssystemen anstreben. Diese Verbesserungen können mit fortschrittlichen technologischen Instrumenten erreicht werden.

Die Auslagerung von Dienstleistungen mit geringer Wertschöpfung wird dagegen als relativ unbedeutend für die Verbesserung der Finanzprozesse angesehen: 47 % der Befragten halten sie für nicht wichtig. Der Grund dafür könnte sein, dass viele Unternehmen diese Aufgaben bereits ausgelagert haben oder davon ausgehen, dass KI diese Tätigkeiten mit geringer Wertschöpfung bald übernehmen wird.

Die beiden Bereiche, die voraussichtlich am meisten von neuen Automatisierungslösungen profitieren werden, sind Controlling und Accounting, wo 90 % der Unternehmen das Potenzial für Effizienzsteigerungen erkennen, und das Finanzdatenmanagement, wo 86 % der Unternehmen weitere Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung sehen.

Inwieweit nutzen Ihrer Meinung nach die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen die verfügbaren technologischen Lösungen voll aus?

Sechs von zehn Befragten geben an, dass die Mitarbeiter die in ihrem Unternehmen verfügbaren Technologien grösstenteils voll nutzen. Ein Drittel ist jedoch der Meinung, dass dies von Team zu Team unterschiedlich ist. Unternehmen, die ihre Umstellung abgeschlossen haben, berichten von einem höheren Prozentsatz der vollständigen Nutzung der Technologie durch alle Mitarbeiter (18%).

Der Einführung neuer Technologien stehen mehrere Hindernisse entgegen, darunter der Widerstand von Mitarbeitern und Führungskräften, die vertraute Methoden bevorzugen und Unzuverlässigkeit befürchten. Integrationsprobleme entstehen durch unterschiedliche Technologien, die von verschiedenen Teams verwendet werden, und durch verteilte Kompetenzen. Darüber hinaus behindern hohe Kosten und fehlende Mittel für Schulungen den Einführungsprozess.

Grosse Erwartungen an KI

Neue, kognitive Technologien haben das Potenzial, die Finanzfunktion und den Prüfungsprozess in noch nie dagewesener Weise zu revolutionieren. Durch den Einsatz von Datentransformation, prädiktiver Analytik und Automatisierung werden diese Technologien die Arbeitsweise von Wirtschaftsprüfern in Zukunft grundlegend verändern und den Prüfungsteams einen umfassenden Überblick über die Prüfungslandschaft verschaffen. Was sind die grössten Veränderungen und Effizienzgewinne, die Unternehmen vom Einsatz neuer Technologien - insbesondere von KI - in Bezug auf die Prüfung der Zukunft erwarten?

44% der Befragten erwarten die grössten Verbesserungen bei der Analyse vollständiger Datenbestände, z. B. bei der Aufdeckung von Anomalien in grossen Datensätzen. An zweiter Stelle steht die Prüfung von IT-Systemen, einschliesslich allgemeiner IT-Kontrollen und IT-Anwendungskontrollen, wobei 33% der Unternehmen in diesem Bereich Verbesserungen erwarten. Knapp 25% der Unternehmen erwarten eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation mit ihren Prüfern sowie eine bessere gemeinsame Nutzung von Daten zur Unterstützung der Prüfung. Die Erwartung, dass sich die Prüfungseigenschaften aufgrund neuer Technologien verbessern werden, ist vor allem bei Unternehmen mit einem Umsatz zwischen 500 und 1000 Millionen CHF verbreitet.

Welche der folgenden Punkte werden Ihrer Meinung nach den grössten Einfluss auf die Zukunft des gesamten Prüfprozesses in den nächstenfünf Jahren haben?

Technologie allein bringt jedoch keinen Mehrwert für ein Unternehmen; das Fachwissen, das Urteilsvermögen und die Einsicht von Finanzfachleuten sind nach wie vor entscheidend. Der Wert der Technologie ergibt sich daraus, dass sie den Menschen ermöglicht, anders zu arbeiten. Während die KI bei der Verarbeitung von Daten und der Erledigung sich wiederholender Aufgaben brilliert, ist die menschliche Intelligenz für das Verständnis von Geschäftszusammenhängen, einem skeptischen Blick und den Aufbau von Beziehungen unerlässlich. Wenn ein ideales Gleichgewicht zwischen menschlicher Intelligenz und KI erreicht wird, können beide effektiv genutzt werden, um bessere Ergebnisse zu erzielen, als es eine von ihnen allein könnte.

Neue Fortschritte in der Datenanalyse und digitale Technologien beginnen, die Prüfungslandschaft umzugestalten und bieten das Potenzial für eine kontinuierliches Audit. Diese Innovationen tragen zu effizienteren und umfassenderen Prüfungen bei, indem sie eine zentralisierte Prüfung der Einnahmen, eine zentralisierte Risikoanalyse und andere Schlüsselbereiche ermöglichen und so die traditionellen lokalen Prüfungen ergänzen, die in den meisten Ländern nach wie vor für die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen vorgeschrieben sind. Dies wirft wichtige Fragen darüber auf, wo, von wem und mit welcher Unterstützung Prüfungen in Zukunft durchgeführt werden sollten.

Auf die Frage, ob Audits auch in fünf Jahren noch hauptsächlich vor Ort durchgeführt werden, fallen die Antworten unterschiedlich aus. Nur 10 % der Befragten glauben, dass die Prüfungen hauptsächlich vor Ort durchgeführt werden. Eine deutliche Mehrheit von 67% geht von einem Mischmodell aus, bei dem die Prüfungen teilweise vor Ort durchgeführt werden. 13% gehen davon aus, dass die Prüfungen überwiegend aus der Ferne erfolgen werden, und 7% glauben, dass die Prüfungen vollständig aus der Ferne erfolgen werden.

Hinsichtlich der Präferenz für ein Schweizer Prüfungsteam vor Ort gegenüber der Zusammenarbeit mit Mitarbeitern eines Centre of Excellence (CoE) oder Shared Service Centre (SSC) im Ausland gehen die Meinungen ebenfalls auseinander. 36% der Befragten bevorzugen ein lokales Schweizer Team. 29% sind jedoch offen für die Zusammenarbeit mit einem CoE/SSC für ausgewählte Bereiche, und 18% wären bereit, mit einem CoE/SSC zusammenzuarbeiten, wenn dies zu einer erheblichen Reduzierung der Prüfgebühren führt. Darüber hinaus sind 12% generell offen für die Zusammenarbeit mit einem CoE/SSC, während 5% eine Zusammenarbeit mit einem CoE/SSC überhaupt nicht akzeptieren würden.

Auf die Frage, ob sie für eine weitere Zentralisierung des Audits im Rahmen einer Konzernprüfung (z.B. zentralisierte Einnahmenprüfung) offen sind oder individuelle lokale Prüfungen bevorzugen, geben die meisten Befragten der Zentralisierung den Vorzug. Konkret sprechen sich 57% für eine Zentralisierung bestimmter Elemente des Audits aus, während 24% dafür sind, so viel wie möglich zu zentralisieren, und 19% einzelne lokale Prüfungen bevorzugen. Von denjenigen, die bereit sind, mit einem CoE oder SSC zusammenzuarbeiten, äussern fast alle (93%) den Wunsch nach einer Zentralisierung. Diejenigen, die ein lokales Schweizer Team bevorzugen, sprechen sich dagegen eher für individuelle lokale Prüfungen aus (33%).

Die Zentralisierung von Audits bietet erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz und Erkenntnisse. Durch die Konsolidierung auf Konzernebene erhalten die Prüfer einen umfassenden Überblick über die Organisation, was das Risikomanagement und die Erkenntnisse verbessert. Dieser Ansatz strafft auch den Prozess, indem er die doppelte Anforderung von Dokumenten durch verschiedene Prüfteams auf der ganzen Welt reduziert, was zu einer effizienteren und konsistenten Prüfung führt und gleichzeitig die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gewährleistet.

Uneinheitlich waren die Antworten in Bezug auf die Bereitschaft, Prüfungen während des ganzen Jahres (kontinuierliche Audits) und nicht nur zum Halbjahr und am Jahresende durchzuführen. 32% der Befragten bevorzugen Prüfungen zu bestimmten Zeitpunkten, während 31% kontinuierliche Audits befürworten und eindeutige Vorteile in diesem Ansatz sehen. Darüber hinaus sind 29% offen für kontinuierliche Audits in ausgewählten Bereichen, und 8% würden kontinuierliche Audits überhaupt nicht akzeptieren. Diejenigen, die ein lokales Schweizer Team bevorzugen, entscheiden sich eher für planmässige Audits (45%) und befürworten eine kontinuierliche Prüfung deutlich seltener (20%).

Um Technologieinvestitionen wie Cloud- und ERP-Systeme optimal zu nutzen, sollten Unternehmen auf die Datenextraktion und den direkten Zugriff von Prüfern vorbereitet sein und gleichzeitig Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes berücksichtigen.

Wie ist Ihr Finanzaudit heute strukturiert und organisiert?

Derzeit gibt es verschiedene Ansätze und Strukturen für die Organisation von Finanzprüfungen. Allerdings nutzen nur 47 % der Prüfer fortschrittliche technologische Lösungen für Prüfungsverfahren und Zusammenarbeit. Darüber hinaus geben 42 % der Unternehmen an, dass der Prüfer das Audit dort durchführt, wo die Arbeit erledigt wird, 40 % geben an, dass sie einen Prüfer für die gesamte Organisation haben, und 35 % sagen, dass die Prüfer ihre eigenen Shared Service Centers und Remote-Ressourcen nutzen, um die Effizienz zu steigern.

Die Bereitstellung von Unterlagen für die Prüfer ist das bei weitem zeitaufwändigste Element im Auditprozess

Die Bereitstellung von Unterlagen und unterstützenden Materialien für die Prüfer wurde als das zeitaufwändigste Element des Auditprozesses ermittelt (71 %). Dies zeigt, dass die Unternehmen trotz der zunehmenden Einführung digitaler Lösungen und Automatisierung immer noch mit erheblichen Ineffizienzen bei der Vorbereitung und Weitergabe wichtiger Unterlagen an die Prüfer zu kämpfen haben. Da die Unternehmen weiterhin neue Technologien einsetzen, sollte die Verbesserung der Dokumentenverwaltung und die Integration in die Prüfungsprozesse eine Priorität sein, um diese Belastung zu verringern.

Was sind Ihrer Meinung nach derzeit die wichtigsten einschränkenden Faktoren für den Einsatz von technologischen Instrumenten bei der Wirtschaftsprüfung?

Auf die Frage nach den wichtigsten einschränkenden Faktoren für den Einsatz von Technologiewerkzeugen bei der Prüfung von Jahresabschlüssen nennen 44% der Unternehmen hohe Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen als grösstes Problem. 39% verweisen auf den erheblichen Aufwand, der für die Implementierung von Lösungen und die Extraktion von Daten erforderlich ist, 36% auf die begrenzte Verfügbarkeit von Audit-Technologie und 35% auf die Notwendigkeit grosser Investitionen, die keinen über die Prüfung hinausgehenden Mehrwert bringen. Darüber hinaus erwähnen 28% das schnelle Tempo des technologischen Wandels und die unzureichenden Fähigkeiten oder die unzureichende Ausbildung des Auditpersonals, 26% geben an, dass ihre Organisation nicht für eine moderne Prüfung bereit ist, und 25% äussern Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes.

Diejenigen, die es vorziehen, mit einem lokalen Schweizer Wirtschaftsprüfer zusammenzuarbeiten, sehen eher verschiedene einschränkende Faktoren, insbesondere die Notwendigkeit grosser Investitionen, die keinen über die Prüfung hinausgehenden Mehrwert bringen (44%), und hohe Anforderungen an Datenschutz- und Datensicherheitsmassnahmen (51%). Unternehmen mit einer sehr homogenen IT-Landschaft verweisen auf den Aufwand, der für die Implementierung von Lösungen und die Extraktion von Daten erforderlich ist (47%), was zwar überraschend ist, aber auf die Tatsache zurückzuführen ist, dass Prüfer tendenziell eher auf verfügbare Daten auf homogenen Plattformen zurückgreifen. Da die Nachfrage nach Daten der Wirtschaftsprüfer in Zukunft steigen wird, könnte dies zu einem kritischen Punkt werden. Diejenigen, die über eine überwiegend heterogene IT-Landschaft verfügen, heben dagegen eine eingeschränkte Verfügbarkeit von Prüfungstechnologie hervor (55%).

Durch die Nutzung von Technologie-Investitionen wie Cloud- und ERP-Systemen können Unternehmen die Datenextraktion vereinfachen und den Prüfern direkten Zugang gewähren, was den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Unterstützung der Prüfung erheblich reduziert. Dies verbessert nicht nur die Effizienz, sondern sorgt auch für eine bessere Einhaltung der Datenschutzanforderungen, und führt letztlich zu effektiveren und zeitnahen Audits. Die Investition in fortschrittliche Technologielösungen kann den Prüfprozess verändern und ihn für die Unternehmen integrierter und weniger aufwändig machen.

Unsere Studie zeigt wichtige Erkenntnisse über die laufende digitale Transformation im Finanz- und Rechnungswesen. 85 % der Unternehmen befinden sich noch im Transformationsprozess. Zwei Drittel planen ein Upgrade oder die Einführung neuer ERP-Systeme, was darauf hindeutet, dass der Transformationsprozess für viele Unternehmen noch lange nicht abgeschlossen ist. Trotz der bereits erzielten Fortschritte besteht nach wie vor ein erheblicher Bedarf an weiteren Automatisierungs- und Technologie-Upgrades, insbesondere für sich wiederholende und zeitaufwändige Finanztätigkeiten.

• Der Bedarf an Fortbildung und Automatisierung: Mehr als neun von zehn Befragten erkennen die dringende Notwendigkeit, ihre Mitarbeiter weiterzubilden und Aufgaben zu automatisieren, was das erhebliche Potenzial für Fortschritte in diesen Bereichen unterstreicht. Es wird allgemein erwartet, dass künstliche Intelligenz einen transformativen Einfluss haben wird, wobei sechs von zehn Befragten davon ausgehen, dass KI auch den Prüfungsprozess wesentlich beeinflussen wird. Die Auslagerung von Dienstleistungen mit geringer Wertschöpfung wird dagegen als relativ unwichtig für die Verbesserung der Finanzprozesse angesehen, wobei nur etwas mehr als 50 % der Befragten dies für wichtig halten.
• Die Unternehmen wollen, dass sich die Prüfung mit ihnen verändert: Mehr als 80 % der Befragten befürworten eine Zentralisierung der Rechnungsprüfung. Ausserdem befürworten 60 % eine kontinuierliche Rechnungsprüfung. Allerdings hat nur ein Drittel der Unternehmen derzeit (teilweise) zentralisierte Prüfungen eingeführt, was darauf hindeutet, dass es noch Spielraum für weitere Effizienzsteigerungen gibt. Sieben von zehn Befragten nennen die zeitaufwändige Bereitstellung von Dokumenten und Daten als eine der grössten Herausforderungen im Prüfungsprozess, wobei die begrenzte Technologieeinführung aufgrund von Datenschutz- und Sicherheitsbedenken als Hindernis genannt wird.

Künftige Herausforderungen

Da sich die Finanz- und Rechnungsprüfungslandschaft weiterentwickelt, zeichnen sich mehrere Herausforderungen am Horizont ab. Rund 40 % der Befragten sind der Meinung, dass die für Prüfungen verwendeten Instrumente nicht auf dem neuesten Stand sind. Zusammen mit den wahrgenommenen Beschränkungen bei der Einführung von Technologien deutet dies darauf hin, dass erhebliche Investitionen erforderlich sein werden, um die Prüfungsinstrumente und -prozesse auf den neuesten Stand zu bringen. Neue regulatorische Anforderungen, insbesondere in Bereichen wie der Nachhaltigkeitsberichterstattung (z. B. CSRD), werden den Druck auf die Organisationen weiter erhöhen, so dass es immer schwieriger wird, diese Anforderungen ohne einen stärkeren Einsatz von Technologie effizient zu erfüllen.

• Bereitschaft für den Wandel schaffen: Da Künstliche Intelligenz und andere fortschrittliche Technologien zunehmend in Geschäftsprozesse integriert werden, müssen Zuverlässigkeit und Effizienz verbessert werden. Das Vertrauen in diese Technologien ist entscheidend für die Ausweitung ihrer Anwendung. Jeder vierte Befragte fühlt sich jedoch nicht bereit für eine moderne Prüfung, und mehr als ein Drittel zögert, in Verbesserungen wie die Kontrollreife zu investieren. Die Überwindung dieser Zurückhaltung und der Aufbau von Bereitschaft für die Umstellung sind von entscheidender Bedeutung für die Durchführung von Prüfungen, die nicht nur modern und datenorientiert sind, sondern auch den künftigen Unternehmenserfolg wirksam fördern.

• Kontinuierlicher Datenaustausch: Die Unternehmen müssen sich weiterentwickeln, indem sie bereit sind, Daten nicht nur einmalig, sondern kontinuierlich auszutauschen, was für eine kontinuierliche Prüfung unerlässlich ist, selbst wenn Datenschutzbedenken bestehen. Darüber hinaus sollten die Unternehmen ihre Prozesse zentralisieren und harmonisieren, um eine effiziente und kohärente Prüfung zu ermöglichen. Im Rahmen ihrer Transformationsprojekte müssen die Unternehmen diese Aspekte berücksichtigen, einschliesslich der Entwicklung einheitlicher Datenplattformen und der Gewährleistung des digitalen Zugangs zu Dokumenten wie Lieferscheinen und Rechnungen. Darüber hinaus wird die Aktualisierung und Digitalisierung interner Kontrollsysteme (IKS), wie z. B. die Implementierung automatisierter Anwendungskontrollen, es den Prüfern ermöglichen, diese Systeme bei Prüfungen effektiv zu nutzen.