HR-Update Neuerungen 2025/2026

Lohnausweis und Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises

Für das Steuerjahr 2025 ist die ab dem 1. Januar 2025 gültige Version anwendbar. In der Wegleitung wurde spezifiziert, dass in Feld H die vollständige und aktuelle Wohnadresse des Arbeitnehmers (Name, vollständiger Vorname und Adresse) zum Zeitpunkt der Ausstellung anzugeben ist.

Der Vermerk „Teilzeitbeschäftigung” in Ziffer 15 des Lohnausweises ist für betroffene Arbeitnehmer obligatorisch und nicht nur erwünscht.

Am 09.12.2025 hat die ESTV die Wegleitung zum Lohnausweis 2026 inklusive FAQ veröffentlicht. Folgende wesentliche Änderungen sind per 1. Januar 2026 gülitg:

• Erhöhung der Fahrkostenpauschale auf 75 Rappen pro Kilometer (zuvor 70 Rp.)
• Von der Steuerbehörde zu genehmigende Spesenregelemente sind inhaltich nach den Mustervorlagen der Schweizerischen Steuerkonferenz aufzubauen.
• Die nicht zu deklarierenden Leistungen gemäss Randziffer 72 wurden erweitert: Dies betrifft Vergünstigungen von Dritten sowie den jährlichen Betrag für Naturalgeschenke und Zutrittskarten für Anlässe, der nun auf maximal CHF 600 pro Jahr erhöht wurde.

Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen der Schweiz und Frankreich

Das Protokoll zum Abkommen zwischen der Schweiz und Frankreich zur Vermeidung der Doppelbesteuerung ist am 24. Juli 2025 offiziell in Kraft getreten und soll ab dem 1. Januar 2026 angewendet werden. Dieses Protokoll formalisiert Regeln, die im Rahmen des Ende 2022 geschlossenen Abkommens vorläufig angewendet wurden.

Neues Bundesgesetz über den automatischen Informationsaustausch von Lohndaten (AIALG)

Mit der Einführung des «Bundesgesetzes über den automatischen Informationsaustausch von Lohndaten» (AIALG) soll die Steuertransparenz gestärkt werden. Das Bundesgesetz soll am 1. Januar 2027 in Kraft treten. Dieses Gesetz schafft den Rahmen für den automatischen Austausch von Lohndaten mit Partnerländern wie Frankreich und Italien.

AIALG konzentriert sich auf den Austausch von Lohndaten, der auf internationale Abkommen wie Doppelbesteuerungsabkommen beschränkt ist. Obwohl das Gesetz zunächst hauptsächlich auf Italien und Frankreich abzielt, könnte es auf andere Länder ausgeweitet werden. Weitere Details sind in unserem Block zu finden. 

Wichtige Termine:

2025: Erster Datenaustausch mit Italien (betreffend der Lohndaten von 2024).
2027: Erster Datenaustausch mit Frankreich (betreffend der Lohndaten für 2026).

Informationsaustausch mit Italien

Gemäss dem Grenzgängerabkommen mit Italien Artikel 7 Absatz 1 hat der Staat, in dem Grenzgänger:innen eine unselbständige Erwerbstätigkeit ausübt, jedes Jahr bis zum 20. März des Folgejahres die für die Besteuerung der Grenzgänger:innen erforderlichen Informationen zu übermitteln. Diese Informationen umfassen insbesondere:

• Name, Vorname, Geburtsdatum und die Wohnadresse des Arbeitnehmers;
• Heimatort (für Schweizer Staatsangehörige) oder Geburtsort (für italienische Staatsangehörige);
• Steueridentifikationsnummer (Wohnsitzstaat);
• Bruttobetrag der im Steuerjahr erhaltenen Löhne, und sonstigen ähnlichen Vergütungen;
• obligatorischen Sozialversicherungsbeiträge;
• Gesamtbetrag der einbehaltenen Quellensteuer;
• Kontaktdaten des Arbeitgebers (Name, Adresse und Steueridentifikationsnummer).

Die Steuerbehörden der betroffenen Kantone (Graubünden, Tessin und Wallis) übermitteln diese Angaben direkt an die italienische Steuerbehörde. Im Gegenzug sendet die italienische Steuerbehörde Informationen über in der Schweiz wohnhafte Grenzgänger:innen an die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV), die diese dann an die kantonalen Steuerbehörden weiterleitet.

Informationsaustausch mit Frankreich

Artikel 6 des Telearbeitsprotokolls zwischen der Schweiz und Frankreich sieht vor, dass der Staat, in dem der Arbeitgeber ansässig ist, dem Wohnsitzstaat des Arbeitnehmers jährlich bis zum 30. November des Folgejahres, die folgenden Informationen zu übermittelen hat:

• Name(n), Vorname(n), Geburtsdatum, Postleitzahl des Wohnorts sowie alle weiteren Angaben, die die Identifizierung erleichtern (Adresse, Geburtsort, Familienstand, Steueridentifikationsnummer, falls verfügbar);
• Kalenderjahr, in dem das Einkommen erzielt wurde;
• Anzahl der Tage oder Prozentsatz der geleisteten Telearbeit;
• Gesamtbetrag der gezahlten Bruttovergütung.

Informationspflicht des Arbeitgebers

Arbeitgeber, die von diesem Informationsaustausch betroffen sind, sind verpflichtet, ihre Arbeitnehmer über das Bestehen dieser Vereinbarungen, die an die Steuerbehörden übermittelten Daten sowie den Zeitpunkt und die Modalitäten der Übermittlung zu informieren. Diese Informationspflicht ist unerlässlich und hat am besten schriftlich zu erfolgen.

Inkrafttreten des Änderungsprotokolls zum Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) zwischen Deutschland und der Schweiz

Die gegenseitige Vereinbarung zu Artikel 15 Absatz 4 des DBA zwischen Deutschland und der Schweiz wurde bis zum 31. Dezember 2027 verlängert. Diese Vereinbarung präzisiert die Anwendung von Artikel 15 Absatz 4, der die Besteuerung von grenzüberschreitenden Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit für Personen in leitender oder vertretender Funktion regelt.

Neues digitales Verfahren für Ansprüche auf Erwerbsausfallentschädigung (EO) ab 2026

Dienstleistende in der Armee, im Zivildienst und Zivilschutz sowie bei «Jugend und Sport» werden ab 2026 ihre Anmeldungen für Erwerbsersatzleistungen (EO-Taggelder) digital einreichen. Die heutige EO-Anmeldung auf Papier wird abgeschafft. Beachten Sie, dass andere Erwerbsersatzleistungen (Mutterschaft, Entschädigung für den anderen Elternteil usw.) von dieser Änderung nicht betroffen sind.

Für Dienstleistende sind dies die wichtigsten Schritte des neuen Verfahrens:

1. Meldung der Diensttage
   Die Dienstorganisation meldet die Anzahl geleistete Diensttage an das neue EO-Portal, welches durch die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) aufgebaut und betrieben wird.
2. Meldung an den Dienstleistenden
   Das EO-Portal informiert die dienstleistende Person (im Standardfall über SMS oder E-Mail, im Ausnahmefall per Post), dass eine EO-Anmeldung zur Bearbeitung bereit ist. Die Anmeldung wird mit vorhandenen Angaben aus den Systemen der Sozialversicherungen ergänzt, so dass diese nicht wie heute durch den Dienstleistenden erfasst werden müssen.
3.  Vereinfachte Antragstellung
   Die dienstleistende Person greift auf das EO-Portal zu, prüft und bestätigt die Angaben über Anstellung und Familienstand und komplettiert die vorhandenen Daten (z.B. zum Arbeitgeber). Falls die dienstleitende Person Probleme mit dem EO-Portal bekundet, kann sie sich an die Supportorganisation der ZAS wenden.
4. Übermittlung an die Entschädigungskasse
   Das EO-Portal ermittelt aufgrund der Angaben der dienstleistenden Person zum Arbeitgeber die zuständige Ausgleichkasse und übermittelt dieser den Fall.
5. Bearbeitung und Zahlung
   Die Ausgleichskasse fragt beim Arbeitgeber die relevanten Angaben zur Berechnung und Auszahlung des Verdienstausfalls ab. Der Arbeitgeber meldet die benötigten Daten. Die Ausgleichskasse berechnet den Erwerbsausfall und löst die Zahlung oder Gutschrift an den Arbeitgeber oder den Dienstleistenden aus.

Was ist mit anderen beruflichen Situationen?

Für Personen in anderen beruflichen Situationen (Selbstständige usw.) wird das Verfahren leicht angepasst, um ihren spezifischen Bedürfnissen gerecht zu werden.

Schrittweise Anhebung des Rentenalters für Frauen

Die Reform zur Stabilisierung der Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV21) ist bereits seit dem 1. Januar 2024 in Kraft. Seit 2025 wird das Rentenalter, das nun als „Referenzalter” bezeichnet wird,
für Frauen schrittweise um drei Monate pro Jahr für jede Kohorte angehoben, beginnend mit den 1961 geborenen Frauen. Im Jahr 2026 wird das Referenzalter für Frauen somit 64 Jahre und 6 Monate betragen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Blog.

AHV-Beiträge

Verbesserte soziale Absicherung für befristet Beschäftigte in bestimmten Kultur- und Medienbranchen:

Ab 2026 unterliegen auch sehr niedrige Löhne ab dem ersten Franken der AHV-Beitragspflicht für Arbeitnehmer:innen in folgenden Bereichen:

• Chöre
• Designunternehmen
• Museen
• Elektronische und Printmedien

Diese Regelung galt bereits für Arbeitnehmer in privaten Haushalten, Tanz, Theater, Orchestern, Radio und Fernsehen.

Neue Formulare für Arbeitslosenunterstützung (ALV)

Ab Oktober 2025 werden neue Formulare für die Bearbeitung von Anträgen auf Arbeitslosen-unterstützung (ALV) eingeführt. Diese Formulare wurden vollständig überarbeitet und an das neue Zahlungssystem SIPAC 2.0 angepasst, das für die Verwaltung dieser Leistungen verwendet wird.

Wichtige Änderungen:

• Neue Formulare sind ab Januar 2026 obligatorisch: Ab diesem Zeitpunkt werden die alten Versionen der Formulare von den Arbeitslosenversicherungen nicht mehr akzeptiert.
• Integration in das SIPAC 2.0-System: Die neuen Formulare enthalten einen QR-Code und standardisierte Felder. Die eingegebenen Informationen werden automatisch von einer Zeichenerkennungssoftware gelesen und dann direkt in das SIPAC 2.0-System übertragen.
• Einheitlichkeit der Formulare: Um eine effiziente und fehlerfreie Bearbeitung zu gewährleisten, ist es unerlässlich, damit die Felder und QR-Codes der neuen Formulare identisch dargestellt werden. Die alten Formulare sind ab Januar 2026 nicht mehr gültig.

Für Arbeitgeber:

Arbeitgeber, die ALV-Formulare über ihre eigene Software erstellen, müssen ihre Tools an die neuen Anforderungen anpassen. Wir empfehlen, diese Änderungen vorwegzunehmen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anträgen zu vermeiden.

Berufliche Vorsorge

Ab 2026 werden Hinterlassenen- und Invalidenrenten aus der obligatorischen beruflichen Vorsorge (BVG), die 2022 begonnen haben, erstmals entsprechend der Preisentwicklung angepasst, wobei die Anpassungsrate auf 2,7 % festgelegt wurde. Renten, die vor 2022 begonnen haben, werden erst 2027 angepasst, gleichzeitig mit den AHV-Renten.

Die Anpassung der Altersrenten aus der BVG hängt von den finanziellen Möglichkeiten der Vorsorgeeinrichtungen ab.

Der Mindestzinssatz in der Beruflichen Vorsorge im Jahr 2026 bleibt unverändert bei 1,25 %. Dieser Beschluss wurde vom Bundesrat in seiner Sitzung vom 5. November 2025 gefasst.

Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Für unser Outsourcing der Lohnbuchhaltung können wir das Zertifikat ISAE 3402 Typ II nach dem «International Standard of Assurance Engagements» vorlegen. Der jährliche Bericht liegt jeweils im Frühling des Folgejahres vor. Der aktuelle Bericht für 2024 stellen wir Ihnen gerne auf Anfrage zur Verfügung.

Mit diesem Zertifikat geben wir Ihnen als Verantwortlicher und Entscheidungsträger die Sicherheit, dass unsere Payroll Outsourcing-Dienstleistungen über ein adäquates internes Kontrollsystem verfügen und alle relevanten Geschäftsprozesse überwacht werden. Dieser Prüfungsbericht bestätigt, dass wir alle erforderlichen Kontrollen etabliert und über einen definierten Zeitraum umgesetzt haben.

Stellen Sie Ihren Wirtschaftsprüfern unsere ISAE-Bescheinigung zur Verfügung. Diese kann die die Prüfung unterstützen und sich positiv auf die Kosten auswirken, da die Prüfungshandlungen im Zusammenhang mit der ausgelagerten Lohnbuchhaltung reduziert werden können. 

Unterstützung vor Ort - Staffing

Wenn Sie bei kurz- oder langfristigen Ausfällen wie Mutterschafts-/Vaterschafts-/Pflegeurlaub, Krankheit, Unfall oder Fluktuation Unterstützung bei der Lohnverarbeitung benötigen, unterstützen wir Sie gerne vor Ort oder Remote. Je nach Stellenprofil stellen wir Ihnen die passende Person aus unserem Team von Lohnexperten zur Verfügung. Im Rahmen eines Personalverleihs übernimmt diese die Lohabrechnung vor Ort und unterstützt bei weiteren Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Lohnbuchhaltung.

Abacus-Lohnbuchhaltungssoftware

Wenn Sie Abacus Business Software für die Lohnbuchhaltung einsetzen, zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Lohnabrechnung effizienter gestalten können, beispielsweise mit geeigneten Lohnarten, Tabellen, Automatisierungen, Zeiterfassungstools (auch zur Erfassung und Überwachung von Telearbeits-/Homeoffice-Tagen) oder Schnittstellen.

Arbeitgeberpflichten

Wir sind auf dem neuesten Stand der Entwicklungen in den Bereichen Steuern, Sozialversicherung, Bewilligungen, Arbeitsrecht usw. und unterstützen Sie gerne bei allen Fragen zu Arbeitgeberpflichten. Wir unterstützen Sie beispielsweise bei Ihren Sonderfällen im Zusammenhang mit rückwirkender Quellensteueranmeldung, grenzüberschreitender Beschäftigung oder internationalen Verwaltungsräten oder Geschäftsführern. Oder vielleicht haben Sie sich schon gefragt, ob Ihr Spesenreglement oder Mitarbeiter-Benefits noch aktuell sind – auch dabei helfen wir Ihnen gerne weiter.

Unsere Experten stehen Ihnen zu allen oben genannten Themen persönlich zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.