Was Unternehmen und Payroll-Verantwortliche jetzt wissen müssen

Automatischer Informationsaustausch zu Lohndaten

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  • Insight
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  • 09/07/25
Matthias Staubli

Matthias Staubli

Director, Financial Services, PwC Switzerland

Stephen Turley

Stephen Turley

Director, Tax, Legal and Workforce services, PwC Switzerland


Neuerungen beim internationalen automatischen Informationsaustausch von Lohndaten

Mit dem Inkrafttreten neuer internationaler Abkommen und der Umsetzung entsprechender Bundesgesetze steht die Schweiz vor einer bedeutenden Änderung im Umgang mit Lohndaten von Grenzgänger:innen und Telearbeitenden. Für Steuerfachleute sowie HR- und Payroll-Verantwortliche in Unternehmen ergeben sich daraus neue Pflichten und Prozesse.

Warum kommt es zu diesen Änderungen?

Die Schweiz hat mit Italien und Frankreich neue völkerrechtliche Abkommen abgeschlossen, die einen automatischen und gegenseitigen Austausch von Lohndaten vorsehen. Ziel ist es, die Besteuerung von Grenzgänger:innen und Telearbeitenden transparenter und gerechter zu gestalten, Steuerbetrug zu verhindern und internationale Verpflichtungen zu erfüllen.

Das neue Grenzgängerabkommen mit Italien ist seit dem 1. Januar 2024 anwendbar. Das Zusatzabkommen mit Frankreich, das insbesondere die Besteuerung von Telearbeit regelt, wird voraussichtlich Ende 2025 in Kraft treten und ab dem 1. Januar 2026 anwendbar sein. Die Umsetzung dieser Abkommen erfordert neue gesetzliche Grundlagen im Schweizer Recht, insbesondere das Bundesgesetz über den internationalen automatischen Informationsaustausch betreffend Lohndaten (AIALG), das am 1. Januar 2027 in Kraft treten soll.

Wer ist betroffen?

Alle Unternehmen in der Schweiz, die Grenzgänger aus Italien oder Frankreich beschäftigen oder Mitarbeitenden mit Wohnsitz in Frankreich Telearbeit ermöglichen, sind betroffen. Dies gilt unabhängig von der Unternehmensgrösse – auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind einbezogen.

Die Anwendbarkeit des Abkommens mit Italien ist auf genau definierte Gebiete beschränkt. Dazu gehören die Kantone Graubünden, Tessin und Wallis. Das Abkommen mit Frankreich kennt keine solche spezifische Einschränkung sondern orientiert sich an der Herkunft des Arbeitnehmers.

Neben den Arbeitgebern, welche eine Meldepflicht an die Steuerverwaltung haben, sind die Arbeitnehmenden indirekt betroffen. Sie haben keine Meldepflichten aber über sie wird eine Meldung und ein internationaler Informationsaustausch durchgeführt. 

Betroffen sind insbesondere: 

  • Grenzgängerinnen und Grenzgänger, die in Italien oder Frankreich wohnen und in der Schweiz arbeiten (bzw. umgekehrt).

  • Arbeitnehmende mit Wohnsitz in Frankreich, die für einen Schweizer Arbeitgeber Telearbeit leisten.

  • In der Schweiz ansässige Arbeitnehmende, die für einen französischen Arbeitgeber tätig sind.

Was müssen die betroffenen Unternehmen neu machen?

Erhebung und Aufbereitung zusätzlicher Lohndaten 
Unternehmen müssen künftig spezifische Lohndaten für alle betroffenen Arbeitnehmenden erfassen und aufbereiten. Dazu gehören neben den üblichen Lohnangaben auch Informationen wie die Anzahl der Telearbeitstage (bei Frankreich), die Steuernummer des Arbeitnehmenden im Ansässigkeitsstaat, Sozialabgaben, Quellensteuerbeträge und weitere Identifikationsdaten.

Elektronische Übermittlung der Lohndaten an die Steuerbehörden 
Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die geforderten Informationen jährlich und in elektronischer Form an die zuständige kantonale Steuerbehörde zu übermitteln. Die Kantone können den Zeitpunkt und das Format der Übermittlung festlegen. Eine Arbeitsgruppe aus Bund, Kantonen und Wirtschaft hat bereits Spezifikationen für die elektronische Übermittlung) erarbeitet, um die Prozesse zu harmonisieren und den administrativen Aufwand zu begrenzen.

Informationspflicht gegenüber Arbeitnehmenden 
Arbeitgeber müssen die betroffenen Arbeitnehmenden transparent über den internationalen Datenaustausch informieren. Dies umfasst:

  • Den Hinweis auf das anwendbare Abkommen,

  • die Kategorien der ausgetauschten Daten,

  • den Partnerstaat, an den die Daten übermittelt werden,

  • die zulässige Verwendung der Daten,

  • die Rechte der Arbeitnehmenden bezüglich Datenschutz und Auskunft.

Diese Information muss zu Beginn des Arbeitsverhältnisses oder spätestens bis zum 28. Februar des Jahres erfolgen, in dem die Daten erstmals übermittelt werden.

Die übermittelten Lohndaten sind Personendaten im Sinne des Datenschutzgesetzes. Die betroffenen Arbeitnehmenden haben das Recht auf Auskunft über die bearbeiteten Daten und auf Berichtigung unrichtiger Daten. Ein Widerspruch gegen die Übermittlung ist nicht möglich, da diese auf einer gesetzlichen und völkerrechtlichen Grundlage beruht. Bei besonderen Nachteilen kann jedoch ein Verwaltungsrechtsschutzverfahren beantragt werden.

Aufbewahrungspflicht 
Alle im Zusammenhang mit dem automatischen Informationsaustausch erhobenen Daten und Belege müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, um Korrekturen und Nachprüfungen zu ermöglichen.

Welche Daten müssen gemeldet werden?

Die zu meldenden Daten unterscheiden sich je nach Abkommen:

Schweiz–Italien (Grenzgängerabkommen):

Bis spätestens 20. März des Folgejahres müssen folgende Informationen elektronisch gemeldet werden:

  • Name, Vorname, Geburtsdatum, Wohnadresse des Grenzgängers,

  • Heimatort (bei in der Schweiz Ansässigen) bzw. Geburtsort (bei in Italien Ansässigen),

  • Steuernummer des Ansässigkeitsstaates,

  • Bruttobetrag der bezogenen Gehälter, Löhne und ähnlichen Vergütungen,

  • Betrag der gezahlten obligatorischen Sozialabgaben,

  • Gesamtbetrag der erhobenen Quellensteuer,

  • Name, Adresse und Steuernummer des Arbeitgebers.

Schweiz–Frankreich (Telearbeitsabkommen):

Bis spätestens 30. November des Folgejahres müssen folgende Informationen gemeldet werden:

  • Name, Vorname, Geburtsdatum, Postleitzahl des Wohnortes, ggf. weitere Identifikationsdaten (Adresse, Geburtsort, Zivilstand, Steuernummer),

  • Kalenderjahr, in dem das Einkommen erzielt wurde,

  • Anzahl Telearbeitstage oder Telearbeitsquote in Prozent,

  • Gesamtbetrag der ausbezahlten Bruttovergütungen.

Fristen und Zeitplan für den automatischen Lohndatenaustausch

Mit der Einführung des internationalen automatischen Informationsaustauschs von Lohndaten ergeben sich klare Fristen und Meilensteine für Unternehmen und Steuerbehörden:

  • Abkommen mit Italien: Das neue Grenzgängerabkommen ist seit dem 1. Januar 2024 in Kraft. Der erste automatische Datenaustausch der Lohndaten erfolgt im März 2025 und bezieht sich auf das Steuerjahr 2024.

  • Abkommen mit Frankreich: Das Zusatzabkommen zur Besteuerung von Telearbeit wird voraussichtlich Ende 2025 in Kraft treten und ab dem 1. Januar 2026 anwendbar sein. Der erste Datenaustausch mit Frankreich ist für Herbst 2027 geplant und betrifft das Steuerjahr 2026.

  • Bundesgesetz über den internationalen automatischen Informationsaustausch betreffend Lohndaten (AIALG): Dieses neue Bundesgesetz tritt am 1. Januar 2027 in Kraft und schafft die rechtlichen Grundlagen für die Umsetzung des automatischen Informationsaustauschs innerhalb der Schweiz. 

Unternehmen sollten diese Fristen frühzeitig in ihre Planungen einbeziehen, um die neuen Meldepflichten rechtzeitig und korrekt erfüllen zu können.

Sanktionen bei Pflichtverletzungen

Arbeitgeber, die ihre Meldepflichten vorsätzlich oder fahrlässig verletzen, können mit einer Busse von bis zu CHF 10'000 belegt werden. 

Praktische Umsetzung und Empfehlungen

Unternehmen sind aktuell angehalten zu prüfen, ob sie von diesen Pflichten betroffen sind. Sofern ein Unternehmen von einem der beiden Abkommen betroffen ist, müssen die entsprechenden Prozesse zur firstgerechten Datenerhebung und Mitteilung implementiert werden. Betroffene Unternehmen sollten ihre Lohnbuchhaltungs- und HR-Systeme rechtzeitig anpassen, um die geforderten Daten elektronisch und im richtigen Format bereitstellen zu können. Daneben sollten die Payroll und HR-Terams über diese neue Bestimmung informiert und geschult werden. Die Informationspflicht gegenüber den betroffenen Mitarbeitenden sollte in die Onboarding- und den laufenden Mitarbeiterprozess integriert werden.

Dabei gilt es zu berücksichtigen, dass auch ein Prozess implementiert ist, welcher eine zukünftige Betroffenheit (z.B. durch Einstellung neuer Mitarbeitenden oder Domizilwechsel bestehender Mitarbeitenden) berücksichtigt wird.

Gerne stehen wir für einen Austausch jederzeit zur Verfügung. 

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Matthias Staubli

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Stephen Turley

Director, Tax, Legal and Workforce services, PwC Switzerland

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