Digital case study

Challenge / Ausgangslage

Die Chocolat Stella Bernrain (nachfolgend CSB) hat ein diverses und komplexes Prozessumfeld und ist daher auf ein solides und integriertes ERP angewiesen. Die damalige Branchenlösung und der damalige Partner konnten die komplexen Anforderungen von CSB nicht mehr zufriedenstellend erfüllen. Seit der Einführung des ERP bereiteten die Datenqualität, bestehende Benutzermasken, fehlende Auswertungsmöglichkeiten sowie zu umfassende Benutzerrechte Schwierigkeiten. Auch die immer intensivere Zusammenarbeit zwischen den Produktionswerken Stella in Giubiasco (TI) und Bernrain in Kreuzlingen (TG) stellt neue Anforderungen an die gemeinsame Planung und die Intercompany-Prozesse.

Deshalb entschloss sich CSB bei der Partnersuche auch offen für neue innovative Lösungen zu sein. Aus diesen Gründen wollte CSB im Jahr 2018 eine Standortbestimmung im Sinne einer Studie durchführen und eruieren, mit welcher ERP-Lösung und welchem Partner eine zukünftige Zusammenarbeit angestrebt werden kann. Folgende Module waren dabei in Scope von CSB: Finanzen und Controlling, Einkauf, Verkauf, Logistik, Produktion, Qualitätssicherung, Informatik und Reporting.
 

RFI-Marktanalyse

PwC hat CSB dazu mit einem RFI-Verfahren unterstützt, um eine qualifizierte Übersicht der auf dem Markt verfügbaren Lösungen und Implementierungspartner zu erhalten.

In einem ersten Schritt unterstützte PwC bei der Projektinitialisierung, Situationsanalyse und der Erstellung der ERP-Basisstrategie. Dabei wurde der Blick auf interne sowie externe Einflussfaktoren gerichtet und es wurden aktuelle Trends auf dem Markt gleichermassen betrachtet. Um die Grundlage für den RFI zu erarbeiten, wurden Interviews und Anforderungsworkshops in den einzelnen Fachbereichen durchgeführt. Anschliessend wurde die ERP-Marktanalyse mit dem Fokus auf die Branche «Food and Beverage» durchgeführt und eine «Long-List» und nachfolgend aufgrund der strategischen Anforderungskriterien von CSB eine «Short-List» der verfügbaren ERP-Lösungen und Partner erstellt. Die finalen vier Anbieter wurden noch detaillierter analysiert, bewertet und insbesondere auf ihren Fit für CSB betrachtet. Dabei waren folgende Kriterien im Vordergrund:

• Formalitäten-Fit (Fristen, Vollständigkeit, Dokumentenqualität, Servicegedanken, Nachweiseumfang)
• Anbieter-Fit (Unternehmen, Projektteam, Referenzen, Projektvorgehen, Migration, Betrieb und Support)
• Produkt-Fit (Produkt, Anforderungsabdeckung, Komplexität, Abdeckungsgrad (Muss/Kann)
• Technologie-Fit (Technologie, Zukunftsfähigkeit, Mobilität, Look and Feel, Architektur)
• Wirtschaftlichkeit-Fit (Lizenzen, Dienstleistungen, Betrieb und Support, Stundensätze, Mitwirkungspflicht)

Daraus wurden in einer detaillierten Bewertung nach PwC-Standards die Top-zwei-Lösungen abgeleitet und zusammen mit CSB Referenzbesuche bei bestehenden Kunden der beiden Anbieter durchgeführt, um Schwerpunktthemen zu prüfen.

PwC added value:

• Vorgehensstrategie, Rahmenbedingungen, Grobanforderungen und Klassifikation
• Übersicht Marktscreening und «Long-List», «Short-List» gemäss Anforderungen, Strategie und «Unternehmens-Fit»
• High-Level-Prozesserhebung (Input, Output, verwendete Anwendungen) und Stärken/Schwächen-Analyse
• Anforderungsspezifikation, Lastenheft / RFI (inkl. Anforderungskatalog)
• Evaluationsraster und -Kriterien
• Organisation Q&A Sessions mit den Anbietern
• Resultate und Roadmap
  

Evaluationsphase

Aufgrund der ausführlichen Marktanalyse konnten in der RFI-Phase bereits zwei mögliche Lösungen festgelegt werden. Um sich bei dieser strategisch wichtigen Frage auf die bestpassende Lösung zu fokussieren, wurde PwC beauftragt, in einer Evaluationsphase eine vertiefte Analyse der beiden Lösungen durchzuführen. Dafür wurden neben den Ausschreibungsunterlagen verschiedenste «Use-Cases» für die relevanten Abteilungen wie Verkauf, Produktentwicklung, AVOR & Produktion, Einkauf, Logistik, Qualitätssicherung, Finanzen & Controlling zusammen mit CSB herausgearbeitet und den Anbietern zugesandt. In einem zweiten Schritt wurden während zwei Tagen intensive «Show-Cases» durchgeführt und die Lösungen vom Business und von PwC auf Herz und Nieren analysiert, um die besten Lösungen für die teils hochkomplexen Anforderungen der CSB zu ermitteln. Ebenso wurde je ein weiterer Referenzbesuch bei einem Kunden der Softwarelieferanten durchgeführt, um die zukünftige Lösung noch besser kennenzulernen (Look and Feel, Performance, GUI, werksübergreifende Materialplanung, IC-Prozesse etc.). Nach diesem direkten Vergleich hat sich CSB am Ende dieser Evaluationsphase für die ERP-Lösung «Infor M3» entschieden. Infor konnte die Anforderungen von CSB am besten erfüllen und hat insbesondere bei der werksübergreifenden Planung und auch im Bereich einer schlanken Intercompany-Abwicklung überzeugt.

PwC added value:

• Erstellung einer gesamtheitlichen Betrachtung der Evaluationsphase
• Angebots-, Show-Case- und Referenzbesuchsauswertung
• Empfehlung und Roadmap für die ERP-Implementierung

ERP-Vorstudie

Nach der erfolgreichen Selektion einer Lösung sowie der hervorragenden Zusammenarbeit zwischen CSB und PwC wurden wir gebeten, in einer nächsten Phase eine Vorstudie durchzuführen. Ziel dabei war, mit dem Implementierungspartner von Infor zusammen die einzuführenden Geschäftsprozesse zu definieren und eine grobe Konzeption der einführenden Lösung vorzunehmen. Dies diente als Basis für eine Kostendach-Offerte, welche Anfang 2019 von CSB und dem Implementierungspartner unterschrieben wurde.

PwC added value:

• Konkretisierung und Aushandlung Kostendach
• Unterstützung bei Koordination und den Vertragsverhandlungen
• Scoping-Workshop mit allen Stakeholdern und Ausarbeitung der Aufwandschätzung über drei Releases im agilen Vorgehen
• Unterstützung bei Ausarbeitung der Projektroadmap und der Projektorganisation seitens CSB

Implementierung

Aufgrund der erfolgreichen bisherigen Zusammenarbeit entschloss sich CSB, dass PwC auch in der Implementierungsphase als Partnerin in der Rolle als externe Projektunterstützung und Lösungsverantwortliche herbeigezogen werden soll um dem CFO in seiner Funktion als kundenseitiger Projektleiter von CSB bei diesem ambitionierten Projekt durch unsere jahrzehntelange Erfahrung im Bereich von Implementierungsprojekten zur Seite zu stehen. PwC hat dabei nicht nur bei der Führung des Projektes unterstützt, sondern auch beim Stakeholdermanagement, Berichtswesen, Qualitäts- und Risikomanagement, bei der Kosten- und Terminkontrolle, beim Change Management sowie bei der Erstellung von Reports, Prozessdokumentationen und Schulungsunterlagen. Damit war PwC tief integriert in die gesamte Implementation des Infor-M3-Projektes und hat später auch bei der Erstellung von spezifischen M3-Workflows unterstützt. Im Herbst 2020, inmitten der Corona Pandemie, war es dann so weit – der Go-Live konnte erfolgreich durchgeführt werden. Auch die darauf folgende Hypercare-Phase lief ohne weitere Probleme und das Projekt konnte für CSB, den Implementierungspartner und PwC erfolgreich abgeschlossen werden.

PwC added value:

• Unterstützung bei der Führung des Projekts zur Erreichung der Projektergebnisse und der Vorgehensziele (Zeit, Kosten, Qualität) des Projekts beim Stakeholdermanagement und Sicherstellen des Einbezugs der Anspruchsgruppen
• Unterstützung bei der Führung des Berichtswesens, sowie regelmässige Information an die Projektsteuerung im Rahmen des Qualitäts- und Risikomanagements
• Übernahme der Rolle des Lösungsverantwortlichen mit Verantwortung der Lösungsarchitektur
• Steuerung und Unterstützung von funktionalen und prozessualen Tests und mehrere End2End-Integrationstests (inkl. Testzyklen, Testszenarien und Testdaten)
• Evaluation eines unabhängigen Entwicklungspartners im Bereich der externen und internen Formulare
• Prozessdokumentation und Schulungsunterlagen der Finanzprozesse und Stammdaten (Artikelstamm, Lieferanten und Kunden)
• Unterstützung bei der Erstellung von Infor-spezifischen Workflows
• Go-Live-Unterstützung