Weniger Stichproben, mehr Einblick

Umsätze sind Schlüsselrisiken. Somit gehört deren Prüfung zum Alltag der Wirtschaftsprüfenden. Um uns dezidiert zur korrekten und periodengerechten Umsatzverbuchung zu äussern, ziehen wir üblicherweise eine umfangreiche Anzahl Stichproben von Transaktionen. Leider erlaubt der stichprobenbasierte Ansatz nur eine beschränkt qualitative Aussage über die Gesamtpopulation. Wäre doch schön, wenn sich das Verhältnis umkehren liesse: weniger Stichproben, mehr Klarheit über die Spezifika der Umsatzprozesse. Dank unseres datengestützten Prüfungsansatzes für die Umsatzprüfung wird das in vielen Unternehmen möglich.

Systematik

Mithilfe von Datenanalysen lassen sich sämtliche Umsatztransaktionen im Hauptbuch (General Ledger) im Hinblick auf die jeweilige Kontenkombination und Gegenbuchung analysieren. Vorab legen wir jene Transaktionen fest, die durch den erwarteten (expected) Standardbuchungsprozess laufen. Die Analysen dieser Daten kombinieren wir mit weiteren Prüfungshandlungen. Das Resultat: Prüfungssicherheit über sämtliche Umsatzerlösbuchungen im Standardprozess. Für nicht standardisierte (unexpected) Transaktionen nehmen wir spezifische Prüfungshandlungen vor.
Die Analyse der gesamten Transaktionen für die relevanten Umsatzkonten erfolgt in zwei Schritten: Zuerst werden die Gegenkonten zu den Umsatzkonten ausgewertet. Dann wird mittels Datenanalysen eine Gegenkontenanalyse sämtlicher Bewegungen auf Konten von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (accounts receivable) vorgenommen.

Anwendung und Eignung

• Die Buchungslogik der Umsatzerlöse und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ist geradlinig, nicht komplex. Die Umsatzrealisierung findet zeitpunktbezogen (point in time) statt; also beispielsweise keine Umsätze aus langfristigen Aufträgen sowie Mehrkomponentenverträge.
  
• Die Umsätze werden überwiegend direkt bezahlt oder über Forderungen durch Bezahlung ausgeglichen.
• Die Wirtschaftsprüfenden verfügen über ein ausgeprägtes Verständnis des kundenseitigen Verkaufsprozesses und der Umsatzflüsse.
• In vergangenen Umsatzprüfungen haben die Wirtschaftsprüfenden keine oder nur wenige Feststellungen ermittelt.
  

Vorteile

Im ersten Jahr der Umsatzprüfung auf der Basis von Datenanalysen fallen gewisse Investitionen für die Bestimmung des erwarteten Prozesses an. Diese bleiben in der Regel überschaubar. Durch die Weiterverwendung des Konten-Mappings in den Folgejahren lässt sich der zeitliche Aufwand für die Prüfung der Transaktionen und Buchungen jedoch wesentlich reduzieren.
Mit Datenanalysen lassen sich manuelle Stichproben einzelner Umsatzbuchungen reduzieren und die Qualität der Umsatzprüfung steigt. So stützen die Wirtschaftsprüfenden ihre Aussage zu den Umsätzen nicht nur auf manuelle Stichproben, sondern auf eine zu 100 Prozent geprüfte Gesamtpopulation ab. Abhängig von der Wirksamkeit des Kontrollumfelds können die Wirtschaftsprüfenden die festgelegten Stichprobenumfänge erneut reduzieren. Damit können sie sich bei der Besprechung der Umsatzprüfung mit Kundinnen und Kunden auf die Ausnahmen und auf qualitative Aspekte der Berichterstattung konzentrieren.
Datenanalysen leuchten die Buchungssystematik aus und identifizieren Buchungsmuster einfach und schnell. Wer sie in der Umsatzprüfung einsetzt, erhöht die Transparenz und vertieft seinen qualitativen Einblick in den gesamten Umsatzprozess.
Für Kundinnen, Kunden und Wirtschaftsprüfende entsteht eine ‘Win-Win’-Situation aus einem effektivem und effizienten Prüfungsvorgehen, welches die Möglichkeiten der Datenanalysen intelligent berücksichtigt.

Erstpublikation im EXPERT FOCUS 02/2022