Die Tücken der Lohnmeldung des Arbeitgebers an die Pensionskasse und die damit verbundenen Risiken

Roger Ehrensberger Senior Manager, People & Organisation, Zürich, PwC Switzerland 14 Sep 2020

Der Arbeitgeber steht in der Pflicht, der Pensionskasse die Löhne seiner versicherten Arbeitnehmer entsprechend den Vorgaben des Vorsorgereglements bzw. -plans zu melden. Wie sich in der Praxis immer wieder zeigt, können bei der Lohnmeldung Fehler bestehen, welche gewichtige Folgen haben. Nachfolgend werden die Fehlerquellen und ihre möglichen Folgen sowie Möglichkeiten zur Vermeidung dieser Risiken dargestellt. Es lohnt sich, genau hinzuschauen, um unerwünschte vorsorge-, arbeits- und steuerrechtliche Risiken zu minimieren.

Der versicherte Lohn ist eine zentrale Bezugsgrösse der beruflichen Vorsorge. Er dient zur Bestimmung der Beiträge sowie der Vorsorgeleistungen der versicherten Arbeitnehmer.

Der versicherte Lohn ergibt sich aus dem Vorsorgereglement bzw. dem Vorsorgeplan der jeweiligen Pensionskasse. Da Pensionskassen bei der Definition des versicherten Lohnes jeweils einen gewissen Gestaltungsspielraum haben1, fällt der versicherte Lohn je nach Pensionskasse bzw. Vorsorgewerk unterschiedlich aus. Soll innerhalb der gesetzlichen Schranken bei der Bestimmung des für die berufliche Vorsorge massgebenden Lohnes vom AHV-pflichtigen Lohn abgewichen werden, so bedarf es hierfür einer genügend klaren und konkreten reglementarischen Grundlage2. So werden beispielsweise in der Praxis gelegentlich anfallende oder in der weitergehenden Vorsorge sogar regelmässig anfallende Lohnbestandteile, wie Provisionen oder Bonus, vom massgebenden Lohn ausgenommen. Dies hat regelmässig zur Folge, dass der für die Pensionskasse massgebende Lohn nicht dem AHV-pflichtigen Lohn entspricht.

Die Pensionskasse ist bei der Durchführung der beruflichen Vorsorge ihrer Versicherten darauf angewiesen, dass die vom Arbeitgeber erhaltenen Lohnmeldungen korrekt erfolgen und in Einklang mit den Bestimmungen des Vorsorgereglements und gegebenenfalls des Vorsorgeplans stehen. Sie hat in der Regel nämlich keinen Einblick in die einzelnen Lohnbestandteile der Versicherten. Entsprechend steht der Arbeitgeber in der Pflicht, die massgebenden Löhne korrekt zu melden, damit keine Verletzung des Vorsorgereglements, Vorsorgeplans bzw. des Anschlussvertrages vorliegt.

Die Ermittlung der für die Pensionskasse massgebenden Löhne kann sich für Arbeitgeber in der Praxis oft als schwierig erweisen. Einige Tücken der Lohnmeldungen sowie mögliche Folgen einer fehlerhaften Meldung werden nachfolgend aufgezeigt.

Die Tücken der Lohnmeldungen

Für unterschiedliche Lohnbestandteile gilt es, als Arbeitgeber anhand der einschlägigen Lohndefinition der Pensionskasse den zu meldenden Lohn zu bestimmen. Dies soll anhand des folgenden Beispiels veranschaulicht werden:

  • Der AHV-pflichtige Lohn eines Arbeitnehmers enthält folgende Lohnbestandteile:
Lohnbestandteil Höhe (in CHF)
Jahreslohn (für 13 Monate) 75'000
Provision
8'000
Umzugspauschale 2'000
Aufrechnung Privatanteil Auto 2'800
Total AHV-pflichtiger Jahreslohn 87'800
  • Je nach reglementarischen Grundlagen ergibt sich für diesen Arbeitnehmer ein anderer zu meldender Lohn:
Zu meldender Lohn gemäss Reglementsbestimmung Folgen für vorliegenden Fall Zu meldender Lohn
Variante 1: Pensionskasse A
Zu meldender Lohn entspricht dem AHV-Lohn
Berücksichtigung des gesamten AHV-pflichtigen Lohnes 87'800
Variante 2: Pensionskasse B
Zu meldender Lohn entspricht dem AHV-Lohn ohne Umzugspauschale als gelegentlich anfallender Lohnbestandteil
Keine Berücksichtigung der Umzugspauschale; Provision und Privatanteil Auto sind als regelmässig anfallende Lohnbestandteile zu melden. 85'800
Variante 3: Pensionskasse C
Zu meldender Lohn entspricht dem 13-fachen Monatslohn gemäss AHV (ohne Umzugspauschale als gelegentlich anfallender Lohnbestandteil sowie ohne Provisionen und Privatanteil Auto)
Keine Berücksichtigung der Provision, Umzugspauschale und des Privatanteils 75'000

So einfach wie dies anfänglich klingt, kann sich die Bestimmung des zu meldenden Lohnes in der Praxis als grosse Herausforderung erweisen. Die Problemfelder, welche wir in der Praxis angetroffen haben, sind vielseitig:

  • Die Lohndefinition der Pensionskasse ist nicht genügend eindeutig bzw. konkret angesichts der Lohnstruktur des Arbeitgebers und lässt seitens des Arbeitgebers/HR Interpretationsspielraum zu, ob ein bestimmter Lohnbestandteil bei der Lohnmeldung zu berücksichtigen ist oder nicht;
  • Die Lohnmeldung des Arbeitgebers stimmt nicht mit der reglementarischen Lohndefinition überein;
  • Die Lohndefinition der Pensionskasse steht im Widerspruch mit den arbeitsvertraglichen Regelungen bzw. mit der Vergütungspolitik des Arbeitgebers;
  • Der Arbeitgeber hat für verschiedene Mitarbeiterkategorien unterschiedliche Lohndefinitionen und somit unterschiedliche Lohnbestandteile zu berücksichtigen, was die Komplexität erhöht;
  • Es ist möglich, dass in Einzelfällen die gesetzlichen Mindestanforderungen gemäss BVG nicht eingehalten werden.3

Die Bestimmung des zu meldenden Lohnes kann sich zudem umso komplizierter gestalten, so beispielsweise bei:

  • unterjährigen Lohnänderungen,
  • stark schwankenden Löhnen bzw. wiederkehrenden Phasen ohne Lohn (bspw. bei Stundenlöhnern),
  • zahlreichen sozialversicherungspflichtigen Spezial-Lohnbestandteilen (z. B. bei international transferierten Mitarbeitern).
Risiken für den Arbeitgeber und Möglichkeiten zur Vermeidung dieser Risiken

Die oben genannten Fehlerquellen können dazu führen, dass für versicherte Arbeitnehmer kein, ein zu tiefer oder ein zu hoher Lohn gemeldet wird. Die Korrektur von falsch gemeldeten Löhnen ist administrativ und kommunikativ aufwändig und mit zusätzlichen Kosten verbunden. Zudem ist die Korrektur auch rechtlich vielschichtig, da arbeits-, vorsorge- und steuerrechtliche Fragestellungen zu klären sind. Sind beispielsweise über mehrere Jahre die gemeldeten Löhne und damit die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge zu tief ausgefallen, können Mitarbeiter diese, sofern sie noch nicht verjährt sind, sowie allfällige damit verbundene Zinseinbussen, geltend machen. Besondere Risiken bei Falschmeldungen bestehen im Zusammenhang mit Leistungsfällen, insbesondere wenn die Pensionskasse gegenüber dem Arbeitgeber die Schadloshaltung für die infolge Verletzung des Anschlussvertrags höher ausfallenden Leistungen geltend macht.

Zur Minimierung der Risiken, empfehlen wir, dass Arbeitgeber folgende Fragestellungen prüfen.

  1. Ist die Lohndefinition im Vorsorgereglement im Sinne der aktuellen bundesgerichtlichen Rechtsprechung eindeutig und konkret? Geht daraus klar hervor, welche Lohnbestandteile der verschiedenen Mitarbeiterkategorien des Arbeitgebers zum massgebenden Lohn zählen und welche nicht?
  2. Steht die Lohndefinition in Einklang mit den arbeitsvertraglichen Regelungen des Arbeitgebers?
  3. Ist das Verständnis der reglementarischen Lohndefinition zwischen dem angeschlossenen Arbeitgeber, der handelnden Personen im HR und/oder Payroll und der Vorsorgeeinrichtung konsistent?
  4. Entsprechen die vom Arbeitgeber gemeldeten Löhne der Lohndefinition gemäss Vorsorgereglement? 

Sofern Sie eine dieser Fragen mit "nein" oder "eventuell" beantworten, bietet sich zunächst eine Überprüfung aus vorsorgerechtlicher Perspektive an. Gerne unterstützen wir Sie bei der Prüfung dieser Fragestellungen, einer allfälligen Anpassung der Lohndefinition sowie bei der Handhabung von allfälligen fehlerhaften Meldungen in der Vergangenheit unter Berücksichtigung der massgebenden arbeits-, vorsorge- und steuerrechtlichen Aspekte.

Zusammenfassung
  • Der Arbeitgeber steht in der Pflicht, der Pensionskasse die massgebende Löhne der versicherten Arbeitnehmer korrekt zu melden.
  • Die Bestimmung des zu meldenden Lohnes kann sich in der Praxis als grosse Herausforderung erweisen, so bspw. wenn die Lohndefinition des Vorsorgereglements bzw. -plans nicht eindeutig ist.
  • Fehlerhafte Meldungen des massgebenden Lohnes können gewichtige Folgen haben. Korrekturen sind administrativ aufwändig, es können beim Arbeitgeber erhebliche Mehrkosten entstehen und die Abklärungen sind rechtlich vielschichtig.
  • Es lohnt sich also, genau hinzuschauen und die Lohnmeldungen anhand der oben aufgeführten zentralen Fragestellungen auf mögliche Fehlerquellen zu überprüfen. 

1 Art. 3 BVV2; Art. 7 i.V.m. Art. 49 BVV2
2 EVG B 115/05 vom 10. April 2006, Erw. 4.3 f.; BGE 140 V 145
3 KÖPPEL/KÜNZLI, Reglementarischer versicherbarer Lohn vs. BVG-Lohn, Tücken der Ausklammerung von Lohnbestandteilen, Schweizer Personalvorsorge, Externe Dienstleister 2020, S. 7 ff.

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