HR-Update – Neuerungen 2022/2023

Unsere Erläuterungen dienen der allgemeinen Information. Massgebend sind die jeweiligen Gesetze, Verordnungen, Bestimmungen usw.

Marlene Oswald
Leader Payroll & Employment Solutions East, PwC Switzerland

Steuern

Lohnausweis und Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises

Derzeit liegt keine aktualisierte Version der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises für 2023 vor. Die Version per 1. Januar 2022 ist weiterhin gültig. Weiterführende Erläuterungen finden sich in den Fragen und Antworten (FAQ) zum Lohnausweis

Kurzarbeitsentschädigung

2022 wurden weiterhin pandemiebedingte Kurzarbeitsentschädigungen (KAE) ausgerichtet. Bis zum 31. Dezember 2022 besteht zudem die Möglichkeit, die bereits im summarischen Verfahren abgewickelte KAE für die Jahre 2020 und 2021 überprüfen zu lassen und eine allfällige Nachzahlung für Ferien- und Feiertagsanteile zu erhalten.

Gemäss Randziffer 34 der «Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung» muss der Arbeitgebende die KAE auf dem Lohnausweis unter Ziffer 7 «Andere Leistungen» darstellen. Die pandemiebedingten KAE bringen diverse Herausforderungen mit sich. Zum einen lassen sie sich durch das summarische Verfahren allenfalls nicht mehr einzelnen Mitarbeitenden zuordnen. Zum anderen entrichteten gewisse Arbeitgebende weiterhin die vollen Löhne an die von Kurzarbeit betroffenen Mitarbeitenden oder Arbeitgebende sahen keine Notwendigkeit dieses Vorgehen in der Lohnbuchhaltung abzubilden. Um dem Sachverhalt dennoch pragmatisch Rechnung zu tragen, kann im Lohnausweis unter Ziffer 15 folgende Bemerkung angebracht werden: «Mitarbeiter:in war 2022 von Kurzarbeit betroffen».

Homeoffice-Tage

Grundsätzlich sind Arbeitgebende nach wie vor nicht verpflichtet, die Homeoffice-Tage ihrer Mitarbeitenden auf dem Lohnausweis zu vermerken. Dennoch kann eine Dokumentation sinnvoll sein. Insbesondere im internationalen Kontext ist vermehrt mit Rückfragen von (ausländischen) Behörden zu rechnen. Gerade bei Grenzgänger:innen muss der Arbeitgebende einerseits sicherstellen, dass die Sozialversicherungsunterstellung korrekt zugeordnet wird. Andererseits muss er in der Quellensteuerberechnung (sofern ein Abzug gemacht werden muss) gemäss Kreisschreiben 45 die ausländischen Arbeitstage ausscheiden. Dies lässt sich nur korrekt umsetzen, wenn der Arbeitgebende weiss, wann und an welchem Ort der Betroffene gearbeitet hat. Dieser sollte das mit einem Reisekalender sauber dokumentieren. Gerne unterstützen und beraten wir Sie individuell bei diesem Thema.

Grenzgänger:innen, internationale Wochenaufenthalter:innen und Homeoffice

Während der Pandemie hatte die Schweiz mit den Nachbarländern Deutschland, Frankreich, dem Fürstentum Liechtenstein und Italien sogenannte Verständigungsvereinbarungen unterzeichnet. Diese regeln die Besteuerungsrechte der betroffenen Staaten (Handhabung von Nicht-Rückkehrtagen usw.). Da die pandemiebedingten Massnahmen aufgehoben wurden, haben die Staaten die Vereinbarungen 2022 teilweise gekündigt oder aber als Übergangslösung beibehalten:

  • Deutschland: Die Verständigungsvereinbarung wurde per 30. Juni 2022 gekündigt. Damit gelten wieder die gewöhnlichen steuerlichen Regelungen. Am 15./18. Juli 2022 haben Deutschland und die Schweiz eine neue Konsultationsvereinbarung unterzeichnet. Diese stellt klar, dass Homeoffice-Tage nicht als Nichtrückkehrtage gelten.
  • Frankreich: Im Sinn einer Übergangslösung wurde eine neue Verständigungsvereinbarung mit Gültigkeit bis zum 31. Oktober 2022 unterzeichnet, obwohl keine Massnahmen zur Bekämpfung der Pandemie mehr in Kraft sind. Am 27. Oktober 2022 wurde diese bis zum 31. Dezember 2022 verlängert. Die Schweiz und Frankreich arbeiten gemeinsam an einer langfristigen Lösung, um Telearbeit aus steuerlicher Sicht zu erleichtern.
  • Italien: Die Verständigungsvereinbarung wurde vorerst bis zum 31. Oktober 2022 verlängert. Die zuständigen Behörden sind in engem Kontakt, um sich betreffend der Quellensteuer-Abrechnung für Homeoffice-Tätigkeit zu beraten. Eine Information ist ausstehend, wir gehen davon aus, dass die aktuelle Vereinbarung bis Ende Jahr in Kraft bleibt.
  • Fürstentum Liechtenstein: Die Verständigungsvereinbarung wurde per 31. März 2022 gekündigt. So gelten wieder die gewöhnlichen steuerlichen Regelungen.

Gemäss dieser unterschiedlichen gesetzlichen Ausgangslage müssen die folgenden Sachverhalte einzeln behandelt werden (nicht abschliessend):

  • Pandemiebedingtes Homeoffice in einem Zeitraum, in dem eine Verständigungsvereinbarung mit dem betroffenen Land bestand
  • Vertraglich vereinbartes oder freiwilliges Homeoffice während oder ausserhalb eines Zeitraums, in dem eine Verständigungsvereinbarung mit dem betroffenen Land bestand
  • Vertraglich vereinbartes oder freiwilliges Homeoffice allgemein

Grundsätzlich können Betroffene, die ausschliesslich pandemiebedingt im Homeoffice tätig waren, so besteuert werden, als ob sie diese Tage am üblichen Arbeitsort verbracht hätten. Vorsicht ist bei den anderen oben genannten, anderweitigen Sachverhalten oder gar «unechtem» Homeoffice geboten. Dabei arbeitet/e der Mitarbeitende beispielsweise in der Ferienwohnung im Ausland. In einem solchen Fall empfehlen wir eine genaue Analyse der Situation.

Mit den übrigen Ländern – auch mit Österreich – hat die Schweiz nie eine Verständigungsvereinbarung unterhalten. Folglich müssen die Arbeitgebenden Arbeitstage im Ausland gemäss OECD-Musterabkommen von der Besteuerung ausnehmen.

Die Besteuerung stimmt nicht mit den Prinzipien der Sozialversicherungsunterstellung überein und ist fallweise zu evaluieren. Wir bieten Ihnen gerne Hand bei der Beurteilung und Umsetzung solcher Fälle. Dank unseres globalen Payroll-Netzwerks können wir Sie auch bei der Berechnung und Abwicklung von ausländischen Sozialversicherungsbeiträgen unterstützen.

Berufskostenpauschalen und Naturalbezüge

Für das Steuerjahr 2023 erhöht sich der Maximalabzug der Fahrkosten von CHF 3’000 auf CHF 3’200 aufgrund des Ausgleichs der kalten Progression. Ansonsten werden die Pauschalabzüge für die Berufskosten nicht angepasst. Dasselbe gilt für die Bewertung von Naturalbezügen.


Sozialversicherungen

Beitragsanpassung Arbeitslosenversicherung (ALV)

Per 1. Januar 2023 entfällt bei den Beiträgen für die ALV das Solidaritätsprozent. Damit sind auf Lohnanteilen, die 148'200 CHF pro Jahr überschreiten, keine Beiträge mehr geschuldet. Bis zu dieser Grenze beträgt der Beitrag weiterhin 2,2 %. Diese müssen Arbeitgebende und Arbeitnehmende jeweils zur Hälfte bezahlen.

Das Solidaritätsprozent wurde 2011 aufgrund der starken Verschuldung der ALV eingeführt. Sobald das Eigenkapital des Ausgleichsfonds der ALV die Schwelle von 2,5 Milliarden CHF übersteigt – was Ende 2022 der Fall sein wird – entfällt das Recht zur Erhebung des Solidaritätsprozents.

Änderungen Erwerbsersatzordnung (EO)

Ab dem 1. Januar 2023 wird der Höchstbetrag der Entschädigung von aktuell 245 CHF auf 275 CHF pro Tag erhöht. Dies ist unter anderem relevant für die Mutter- und Vaterschafts- sowie Betreuungs- und Adoptionsentschädigung, welche von maximal 196 CHF auf 220 CHF pro Tag erhöht werden.

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Adoptionsurlaub

Am 1. Januar 2023 tritt der Adoptionsurlaub in Kraft. Erwerbstätige Personen, die ein Kind, das jünger als vier Jahre alt ist, adoptieren, dürfen einen zweiwöchigen Adoptionsurlaub beantragen. Sie müssen diesen innerhalb eines Jahres beziehen. Sind beide Elternteile erwerbstätig, so können sie die beiden Wochen frei untereinander aufteilen. Die Finanzierung erfolgt analog dem Mutter- und Vaterschaftsurlaub ebenfalls durch die Erwerbsersatzordnung (EO). Am 6. Oktober 2022 wurde das «Kreisschreiben über die Adoptionsentschädigung (KS AdopE)» publiziert. Es konkretisiert Anmeldeverfahren, Anspruch, Höhe der Entschädigung und andere Aspekte des Adoptionsurlaubs.

Übergangsregelung bei der Sozialversicherungsunterstellung

Grundsätzlich hat sich aufgrund der Massnahmen zur Bekämpfung von COVID-19 nichts an der Sozialversicherungsunterstellung für Personen geändert, auf die das Freizügigkeitsabkommen oder das EFTA-Übereinkommen anwendbar ist. Dasselbe gilt für Personen, die einem bilateralen Sozial-versicherungsabkommen unterstehen. Inzwischen gibt es kaum noch Massnahmen, die grenzüberschreitende Tätigkeiten betreffen und Telearbeit hat sich etabliert. Um diesem Umstand Rechnung zu tragen, haben die Mitglieder der EU-Verwaltungskommission am 14. Juni 2022 eine Übergangsregelung der Koordinierung der nationalen Systeme beschlossen. Demnach wird die flexible Anwendung der Unterstellungsregeln bis zum 31. Dezember 2022 verlängert. Diese Verlängerung gilt demzufolge nicht nur für die massnahmenbedingte Homeoffice-Tätigkeit, sondern allgemein im Rahmen des Freizügigkeitsabkommens und des EFTA-Übereinkommens. Eine A1-Bescheinigung muss bei diesen Sachverhalten nicht beantragt werden.

Mit Blick auf 2023 sollten Arbeitgebende die Fälle der betroffenen Mitarbeitenden im Auge behalten und sich allenfalls mit Änderungen der Richtlinien zu Homeoffice und Telearbeit auseinandersetzen. Das gilt insbesondere dann, wenn eine Weiterführung oder Ausdehnung von Homeoffice zur Diskussion steht. Es ist geplant, dass ab dem 1. Januar 2023 ein bestimmtes Ausmass an Telearbeit im Wohnsitzstaat geleistet werden kann. Der prozentuale Anteil wurde jedoch noch nicht bestimmt. Neben steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Themen empfehlen wir, weitere Rechtsgebiete wie die zwingenden Vorschriften des Arbeitsrechts des jeweiligen Wohnsitzstaates und andere relevante Rechtsgrundlagen zu berücksichtigen, damit Arbeitgebende ihre Pflichten vollumfänglich wahrnehmen und Risiken minimieren können. Wir unterstützen Sie gerne dabei.

Schrittweise Erhöhung des Rentenalters für Frauen

Am 25. September 2022 haben die Schweizer Stimmberechtigten die Reform zur Stabilisierung der Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV 21) angenommen. Damit wird das Referenzalter von Frauen demjenigen der Männer auf 65 Jahre angeglichen. Die Reform tritt per 1. Januar 2024 in Kraft. Die Umsetzung erfolgt jedoch schrittweise um jeweils drei Monate pro Jahr, sodass ab 2028 das einheitliche Referenzalter von 65 Jahren gilt. Die Jahrgänge 1961 bis 1969 gehören zu einer Übergangsgeneration. Da sie kurz vor der Pensionierung stehen, können sie von Ausgleichsmassnahmen profitieren. Dazu gehören ein lebenslanger Rentenzuschlag für diejenigen, die die Altersrente nicht vorbeziehen, und tiefere Kürzungssätze für jene, die die Altersrente vorbeziehen. Diese Anpassung wird sich auch auf Versicherungsbereiche wie beispielsweise die berufliche Vorsorge auswirken. Wir empfehlen Arbeitgebenden, frühzeitig zu prüfen, welcher Handlungsbedarf diesbezüglich besteht. Dazu gehören beispielsweise eine Überarbeitung des Mitarbeiterreglements oder -handbuches oder systemtechnische Anpassungen in der Lohnabwicklung.

Grenzbeträge Berufliche Vorsorge (BVG)

Da die Renten von AHV/IV (maximale jährliche AHV-Rente: 29'400 CHF) zum Jahreswechsel angepasst werden, ändern sich die BVG-Grenzbeträge für das Jahr 2023.

  2023 Anteil max. AHV Rente
2. Säule    
Koordinationsabzug CHF 25’725 7/8
Eintrittsschwelle CHF 22’050 3/4
Versicherter Mindestlohn CHF 3'675 1/8
Obere BVG-Limite Lohn CHF 88'200 300 %
Max. versicherbarer Lohn CHF 882'00 3000 %
3. Säule    
Max. Steuerabzug (mit 2. Säule) CHF 7'056 24 %
Max. Steuerabzug (ohne 2. Säule)
CHF 35'280 120 %

BVG-Mindestzins

Der BVG-Mindestzins bleibt für das Jahr 2023 unverändert bei 1 %.

Familienzulagen

Bezüglich Familienzulagen und Beiträgen an die Familienausgleichskassen (FAK) verweisen wir auf die aktuellen Online-Informationen. Je nach Kanton können die Zulagen und Beitragssätze für das Jahr 2023 angepasst werden. Mehr erfahren Sie hier. Allfällige kantonale weitere Versicherungen und Abgaben sind zum Teil auf dieser Liste ebenfalls aufgeführt.


In eigener Sache

Outsourcing von Payroll-Dienstleistungen

Für unser Outsourcing von Payroll-Dienstleistungen können wir das Attest ISAE 3402 Typ II nach dem «International Standard of Assurance Engagements» vorweisen. Der jährliche Bericht liegt jeweils im Juli des Folgejahres vor. Auf Wunsch stellen wir aktuell gerne den Bericht von 2021 zur Verfügung.

Mit dieser Bescheinigung geben wir Ihnen als Verantwortungs- und Entscheidungsträger die Sicherheit, dass unsere Payroll-Outsourcing-Dienstleistungen über ein adäquates internes Kontrollsystem verfügen und dass alle relevanten Geschäftsprozesse überwacht werden. Dieser Prüfbericht bestätigt, dass wir alle erforderlichen Kontrollen etabliert und über einen definierten Zeitraum umgesetzt haben.

Übermitteln Sie Ihrer Revisionsstelle unser ISAE-Attest. Das kann die Planung der Revision unterstützen und die Kosten positiv beeinflussen, da sich Prüfhandlungen im Zusammenhang mit der ausgelagerten Lohnbuchhaltung reduzieren lassen. Gerne stellen wir das Dokument auf Anfrage zu und beantworten Ihre Fragen.

Support vor Ort

Sollten Sie im Fall von kurz- oder längerfristigen Abwesenheiten wie Mutterschafts-/Vaterschafts-/Betreuungsurlaub, Krankheit, Unfall oder Fluktuation Unterstützung bei der Lohnverarbeitung benötigen, unterstützen wir Sie gerne vor Ort oder remote. Je nach Stellenprofil stellen wir Ihnen die passende Person unseres Lohnexpertenteams zur Seite. Im Rahmen eines Personalverleihs erledigt diese die Lohnverarbeitung vor Ort und unterstützt Ihre Payroll-Verantwortlichen je nach Bedürfnis.

Fachspezifische Beratung

Uns ist keine Frage zu komplex. Wir unterstützen Sie gerne bei Fragestellungen zu einzelnen Sachverhalten, beispielsweise zu Ihren Arbeitgeberpflichten in den Bereichen Steuern und Sozialversicherungen im Rahmen von Homeoffice im internationalen Kontext oder bei der Überarbeitung Ihrer Reglemente.

Abacus-Lohnsoftware

Sollten Sie in der Lohnbuchhaltung die Abacus Business Software nutzen, zeigen wir Ihnen auf Wunsch, wie Sie Ihre Lohnverarbeitung effizienter gestalten; zum Beispiel mit passenden Lohnarten, Tabellen, Automatisierungen oder Schnittstellen.

Zu sämtlichen oben genannten Themen stehen Ihnen unsere Expert:innen persönlich zur Verfügung. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.
 

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Marlene Oswald

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Tel.: +41 58 792 63 06