Öffentliche Verwaltung und GovTech: Herausforderungen der Zusammenarbeit

Philipp Roth
Lead Partner
Government & Public Sector
PwC Schweiz

Sebastian Singler
Senior Manager
Government Strategy and Transformation
PwC Schweiz

Lukas Willi
Senior Consultant
Government Strategy and Transformation
PwC Schweiz

In diesem zweiten Beitrag unserer dreiteiligen Blogserie über öffentliche Verwaltungen und GovTech-Unternehmen präsentieren wir die Herausforderungen der Zusammenarbeit. Im letzten Teil der Serie gehen wir der Frage auf den Grund, was die öffentliche Verwaltung tun kann, um diese Zusammenarbeit zu verbessern.

Die Kooperation mit GovTech-Unternehmen – also Jung- und Kleinunternehmen mit innovativen technologiebasierten Lösungen für den öffentlichen Sektor – kann wesentlich dazu beitragen, die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung voranzutreiben (vgl. «Wie öffentliche Verwaltungen von Tech-Start-ups und -KMU profitieren können»). Trotzdem arbeiten aktuell nur wenige Schweizer Verwaltungen mit GovTech-Unternehmen zusammen. Es wird primär mit BigTechs kollaboriert, mit all ihren Vor- und Nachteilen.

Für diese Zurückhaltung gibt es mehr als einen guten Grund:

Unsicherheiten über GovTech-Unternehmen: Unsicherheit bezüglich des langfristigen Bestands und der Qualität von GovTech-Unternehmen, gerade von Start-ups, führt zu Zurückhaltung seitens der Verwaltungen.
Öffentliches Beschaffungssystem auf Grossunternehmen ausgerichtet: Das öffentliche Beschaffungssystem erschwert die Teilnahme von jungen und kleineren Tech-Unternehmen, u.a. durch Teilnahmekonditionen wie Mindestumsätze, lange Beschaffungszyklen und Angebotsanforderungen, die erhebliche Aufwände generieren.
Risiko von Reibungsverlusten: Grundsätzliche Unterschiede in Denk- und Arbeitsweisen von öffentlichen Verwaltungen und GovTech-Unternehmen können zu Reibungsverlusten in der Zusammenarbeit führen und den Erfolg gefährden.
Fehlende Ressourcen und Kompetenzen: GovTech-Unternehmen besitzen zum Teil nicht die Ressourcen und Kompetenzen – etwa im Projektmanagement –, um alle geforderten Leistungen aus einer Hand zu erbringen. Dazu braucht es entweder tragende Organisationen in der Verwaltung oder die Zusammenarbeit mit weiteren Partnern.

Unsicherheiten über GovTech-Unternehmen

Für öffentliche Verwaltungen ist es oft schwierig und aufwendig, die finanzielle Lage, sowie die Qualität von GovTech-Unternehmen und ihren Leistungen akkurat einzuschätzen. Das liegt meist im fehlenden Spezialwissen in der Verwaltung über den Tech-Markt mit einer Vielzahl von Start-ups in unterschiedlichsten Entwicklungsstadien und den geringeren und weniger standardisiert verfügbaren Informationen zu diesen Unternehmen begründet. Diese Unsicherheit ist bei börsenkotierten Unternehmen wie BigTechs aufgrund rechtlicher Auflagen und einer vorhandenen Reputation dank jahrzehntelanger Präsenz nicht oder nur zu einem geringeren Masse vorhanden.

Öffentliches Beschaffungssystem auf Grossunternehmen ausgerichtet

Der öffentliche Beschaffungsprozess in der Schweiz enthält mehrere Hürden für den Erfolg von GovTech-Unternehmen. Zum einen stellen Beschaffungszyklen von teilweise mehr als einem Jahr ein existenzielles Risiko für junge und kleinere Tech-Unternehmen dar, da diese meist regelmässige Einkünfte brauchen. Zum anderen sind Bewerbungen im Rahmen des öffentlichen Beschaffungsprozesses komplex und aufwendig. Viele GovTech-Unternehmen haben dafür keine spezialisierte Person oder Abteilung (z. B. Sales oder Account Management). Zeitliche und personelle Investitionen in Bewerbungen geschehen auf Kosten des operativen Geschäfts. Die schwierige Skalierbarkeit von öffentlichen Ausschreibungen verstärkt dieses Problem; zahlreiche Dokumente müssen bei jedem Prozess wieder ausgefüllt oder eingereicht werden. Zudem bilden bestimmte häufige Bewerbungsanforderungen (z. B. Mindestumsatz) und Bewertungskriterien (z. B. Anzahl relevanter Referenzen) für Klein- und Jungunternehmen eine weitere Hürde. In der Regel konzentrieren sich Startups und KMU daher auf privatwirtschaftliche Kunden.

Risiko von Reibungsverlusten

GovTech-Unternehmen und die öffentliche Verwaltung unterscheiden sich stark in ihren Denk- und Arbeitsweisen. Öffentliche Verwaltungen arbeiten mehrheitlich in rigiden, klar definierten Strukturen und sind höchst risikoscheu. GovTech-Unternehmen hingegen, allen voran Start-ups, arbeiten flexibel und unstrukturierter und pflegen eine ausgeprägte Fehlerkultur. Diese Unterschiede können zu Reibungsverlusten in der Zusammenarbeit führen und das Endresultat negativ beeinflussen. Meist fehlen beiden Seiten die Erfahrung und Referenzbeispiele, um mit den unterschiedlichen Arbeitskulturen umzugehen. Negative Erfahrungen machen öffentliche Verwaltungen zurückhaltend, auf weitere Kollaborationen mit GovTech-Unternehmen einzugehen. So entsteht ein Teufelskreis.

Fehlende Ressourcen und Kompetenzen

GovTech-Unternehmen haben zwar ein ausgeprägtes technisches Fachwissen, besitzen aber häufig nicht die Fähigkeiten und Ressourcen – etwa im Programm- oder Projektmanagement, in komplementären Fachbereichen oder beim Fachwissen zu Prozessen und Logiken im öffentlichen Sektor –, um alle geforderten Leistungen im Rahmen eines öffentlich ausgeschriebenen Projekts anzubieten. Das macht die Bewerbung eines GovTech-Unternehmens weniger attraktiv als diejenige eines grösseren Mitbewerbers, der diese Ressourcen und Fachkompetenzen besitzt.

Hürden gemeinsam überwinden

Gemeinsam mit GovMarket, dem Online-Marktplatz für GovTech-Dienstleistungen, unterstützen wir öffentliche Verwaltungen darin, das Potenzial von GovTech-Unternehmen besser auszuschöpfen. Gerne zeigen wir Ihnen auf, ob Handlungsbedarf in Ihrer Organisation besteht und wie Sie unsere Expertise nutzen.