Stammdatenpflege: Eine Anleitung

In Systemen hinterlegte Stammdaten sind eine grosse Hilfe und Arbeitserleichterung. Per Knopfdruck werden sämtliche Angaben (unter anderem Zolltarifnummern, Warenbezeichnungen) auf den zollrelevanten Dokumenten aufgedruckt. Doch wie verlässlich sind diese Stammdaten wirklich?

Es ist sinnvoll, Grunddaten über ein Produkt, über Lieferanten oder Kunden in den Stammdaten zu erfassen. Damit lassen sich auch Zollverfahren einfacher abwickeln, wenn die zollrelevanten Daten automatisch auf das Handelspapier gedruckt oder in die Zollanmeldung übernommen werden. Auch die Anwendung von aussenwirtschaftlichen Massnahmen wird erleichtert, wenn beispielsweise die Ursprungseigenschaft von Produkten oder mögliche Bewilligungspflichten im System hinterlegt werden. Ein Nebeneffekt ist jedoch, dass diese Daten nur solange verlässlich sind, wie sie auch à jour gehalten werden. Im Bereich Zoll und Aussenwirtschaft können Stammdaten auch „veralten“, wenn es Änderungen im Unternehmen, bei Geschäftspartnern oder in den rechtlichen Rahmenbedingungen gibt. Falsche Stammdaten und damit falsche Deklarationen und Bestätigungen können zu Zollnachforderungen, Bussen oder zum Entzug vorhandener Bewilligungen führen. Somit ist es notwendig, dass die Stammdaten regelmässig überprüft werden.

Doch warum können Stammdaten ändern? Die nachfolgenden Beispiele geben einen Einblick, warum zollrechtlich und aussenwirtschaftlich relevante Stammdaten zur Stolperfalle mutieren können:

Zolltarifnummer: Änderung in der Produktezusammensetzung, Bauform, etc. / Neuzuteilung der Produkte im Harmonisierten System

Ursprungsland / präferenzieller Ursprung: Änderungen in der eigenen Lieferstruktur und im Beschaffungswesen / Lieferant ändert Lieferstruktur mit Auswirkung auf den Warenursprung / neue Freihandelsabkommen werden geschlossen

Bewilligungspflichten: Änderung in der Produktezusammensetzung, Bauform, etc. / rechtliche Änderungen

Kalkulationszuschlag für Zollabgaben: Anpassung Zolltarif / Änderung der Zolltarifnummer / Änderung des Warenursprungs

Sie müssen sich folgende Fragen stellen: Welche Stammdaten werden erfasst? Wer erfasst die Stammdaten? Woher kommen die relevanten Informationen? Wer pflegt diese Stammdaten? Wie werden Änderungen angestossen? Wie oft werden sie kontrolliert? Wie nun die Stammdaten zur Anwendung von Zollverfahren und aussenwirtschaftlichen Massnahmen gehandhabt wird, ist individuell festzulegen. Dies sollte jedoch nebst der regelmässigen Überprüfung auch Prozesse beinhalten, mit welchen Änderungen laufend angestossen werden. Nebst der Erfassung und Pflege der Stammdaten sind für die korrekte Zollabwicklung und Anwendung von aussenwirtschaftlichen Massnahmen weitere Informationen notwendig und Kommunikationswege wichtig. Dies ist unter dem Begriff Zollmanagement zusammengefasst. Lesen Sie dazu nächste Woche mehr auf dem CUSTOMised Blog.

Update: Die Informationen zum Thema Zollmanagement finden Sie in diesem Eintrag.