Datenschutz und der «Modern Workplace»

Die Mitarbeitenden können von zu Hause oder im Ausland in einer anderen Umgebung arbeiten und trotzdem produktiv sein. Flexible hybride Arbeitsmodelle mit Home-Office, «Bring Your Own Device» («BYOD»), grenzüberschreitender Zusammenarbeit usw. – der moderne Arbeitsplatz bringt grosse Chancen, aber auch gewisse Risiken mit sich, insbesondere Risiken für den Datenschutz. In einem derart dynamischen und schnelllebigen Umfeld muss es daher oberste Priorität sein, die vertraulichen Daten von Kunden und des Unternehmens zu schützen und die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

Die folgenden praxisnahen Tipps können helfen, Daten im «Modern Workplace» effektiv zu schützen:

Erstellen Sie einen cleveren Datenschutzplan

Heutzutage sind Datenschutzverletzungen, unabhängig von der Branche und mit teilweise signifikanten Auswirkungen auf die betroffenen Unternehmen, nichts Ungewöhnliches. Daher sind Unternehmen gut beraten, die Daten ihrer Kunden und Mitarbeitenden mit einem cleveren Datenschutzplan zu schützen, um Datenschutzverletzungen einerseits von vornherein vorzubeugen und andererseits einen Notfallplan für den Ernstfall zu haben.

Kurz gesagt: Seien Sie auf den «Worst Case» vorbereitet und stellen Sie sicher, dass der Datenschutz in Ihrem Plan an erster Stelle steht. Dies umfasst den Schutz von (Personen-)Daten im gesamten Unternehmen und in allen Phasen des «Data Life Cycle». Im Idealfall umfasst Ihr Datenschutzplan eine Strategie für den «Modern Workplace» und ist in praxisnahen Richtlinien für die Mitarbeitenden dokumentiert. Die folgenden sind nur Beispiele für relevante Themen:

• Nutzung von Internet und E-Mail am Arbeitsplatz
• Umgang mit mitarbeitereigenen Geräten («Bring Your Own Device»; «BYOD»)
• Nutzung von mobilen Geräten und Speichermedien
• Umgang mit und Reporting von Vorfällen

Binden Sie Ihre Mitarbeitenden ein

Ihre Mitarbeitenden sind sowohl Ihr grösstes Kapital als auch Ihr grösster Schwachpunkt, wenn es um den Umgang mit Daten geht. Auch wenn es wichtig ist, die richtigen Richtlinien und Instrumente zu haben, wird das Risiko einer Datenschutzverletzung nochmals erheblich verringert, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden «an Bord» haben.

Kurz gesagt: Ihr Datenschutzplan ist obsolet, wenn er bei Ihren Mitarbeitenden nicht bekannt ist und umgesetzt wird. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Mitarbeitenden durch entsprechende Schulung und Unterstützung für Datenschutzfragen sensibilisiert werden.

Informieren Sie sich und bleiben Sie wachsam

«Never stop learning». Der «Modern Workplace» entwickelt sich ständig weiter und die Mitarbeitenden müssen mit ihm lernen. Dies kann in der laufenden Identifizierung von Schwachstellen bei der Sicherheit, der konsequenten Einhaltung von Richtlinien, der Sensibilisierung der Mitarbeitenden bezüglich «Best Practices» und im Einsatz geeigneter Technologien bestehen.

Kurz gesagt: Bleiben Sie auf dem Laufenden, aktualisieren Sie Ihren Datenschutzplan regelmässig und sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für den Datenschutz.